PROJEKTMANAGEMENT UND AUFGABENVERTEILUNG IN MS365
Der neue Planner sorgt für ordentlich Gesprächsstoff, denn mit den Premium-Features gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Aufgabenverwaltung und Projektmanagement für Microsoft 365 intuitiv und übersichtlich abzubilden.
Welche „Varianten an Plänen“ es hier gibt, was welcher Plan an Features mitbringt, wie die Kosten sind, die Erweiterbarkeit in Sachen Power Plattform, die der Planner Premium bietet, upcoming Stuff in Sachen KI und welcher Plan für welches Team-Mitglied geeignet ist: Das haben wir im aktuellen Youtube-Video aufgeschlüsselt dargestellt – all das, da die Vorteile wirklich genial sind, die Vielfalt der Pläne jedoch auch leicht für Verwirrung sorgen kann.
Have fun…
Für Youtube-Liebhaber anbei das aktuelle Video:
👇 Das könnt ihr in dem Blog nachlesen
Der neue Planner Premium in der Übersicht
1. 👉Lizenzen und Pläne-Chart
00:54 In der Übersicht haben wir die unterschiedlichen Lizenzen dargestellt. Hieraus lässt sich sehr einfach erschließen, dass es die Standard-Planner-Lizenz gibt, die mit dem Microsoft 365 Abo mitkommt. Genau genommen mit dem Business Premium Abo oder Business Standard. Hier ist die uns allen bekannte Planner-Version mit dabei.
Neue Features gibt es vor allem mit den Planner Premium Lizenzen, zahlreiche sind Vererbungen aus Project for the web. Dementsprechend wurden die einzelnen Lizenzen im Store umbenannt:
Project Plan 1 → Planner Plan 1
Project Plan 3 → Planner Plan 3
Project Plan 5 → Planner Plan 5
Natürlich kann das Ganze schon mal verwirren, aber im Grunde ist es ziemlich simpel. Und zwar gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, mit dem Planner zu arbeiten: Nämlich die kostenfreie Variante und 2 kostenpflichtige Versionen (Planner Plan 5 ist tatsächlich lediglich für ein sehr stark begrenztes Zielpublikum geeignet und wird hier nur wenig angeschnitten) und jetzt ist natürlich die Frage, was ist für welchen User geeignet und was kosten die einzelnen Pläne.
2. 👉 Kosten
02:00 Die freie Variante wird, wie bereits erwähnt, mit dem entsprechenden Microsoft 365 Abo abgedeckt und ist somit mehr oder weniger for free inklusive. Wie in der Chart (Siehe oben) dargestellt, beginnt Plan 1 im Jahresabo mit 9,40€, der Plan 3 liegt bereits bei 28,10€.
Im Youtube Video gehen wir an späterer Stelle in Bezug auf die einzelnen Features der Frage nach, ob sich dies für einen gewissen Teil der Mitarbeiter lohnt, oder die Features zum Teil auch miteinander geteilt werden können.
3. 👉 Verschiedene Mitarbeiter - verschiedene Pläne - dennoch im Team nutzen
02:40 Was passiert nun, wenn Teammitglieder unterschiedliche Pläne haben? Die positive Nachricht ist: Ich kann die Pläne zum Teil mixen. Denn, wenn ich als Projektmanager zb. den P3 habe und somit die Premium Features nutzen kann, so kann ich einen Aufgabenplan in Planner erstellen und Mitglieder mit der Free Variante können diese Aufgaben sehen. Auch im Meeting kann hier gemeinsam im Planner mit den Premium Features gearbeitet werden – die Premium Features sind dann für andere einfach nicht sichtbar. Dies als ein kleines Beispiel und eine Übersicht des Projektplans anbei in der Grafik.
4. 👉 Planner Plan 1 Features
04:00 Wir starten mit dem Plan 1 und seinen neuen Features, die wir jeweils unter der Funktion für Euch zusammengefasst und erläutert haben.
4.1 👇 Sammelvorgänge
04:15 In der Rasteransicht gibt es hier ab sofort die Möglichkeit, Aufgaben zu gruppieren, das heißt, ich kann diese Einzelaufgaben, die wir aus dem Standard-Planner bereits kennen, unter einen sogenannten Sammelvorgang packen. Damit kann ich ein bisschen mehr Struktur in meinen Plan einbringen, indem ich unterschiedliche Aufgaben gesammelt zu einem Thema bündle. Im Video könnt ihr das Ganze live am Screen sehen.
Ziemlich genial ist dabei, dass ich all das auch noch in mehreren Eben geschachtelt machen kann – das bedeutet, ich bin nicht gezwungen auf einer Ebene zu arbeiten, da ich immer wieder neue Tasks erstellen und diese der gewünschten Ebene zuordnen kann. Mithilfe dieses Features kann ein „Hauptthema“ oder eben ein kleineres Projekt (wie auch immer man das bezeichnen möchte) mit Einzelaufgaben eingesehen und verwaltet werden.
Das geht schon sehr stark in Richtung Projektmanagement.
4.2 👇 Abhängigkeiten zuordnen
04:50 Die zweite Neuerung, die im Premium Plan 1 enthalten ist, sind dann die sogenannten Abhängigkeiten von einzelnen Vorgängen. Übersetzt bedeutet das: Ich kann jetzt festlegen, dass dieser und jener Vorgang abhängig ist von einem vorangegangen.
Für den Architekt ist ganz klar: Ich kann erst das Dach auf ein Haus bauen, wenn die Mauern schon stehen. Genau diese nacheinander zu verfolgenden Mini-Meilensteine kann ich nun auch in meinem Projektplan darstellen.
Kurzum: Ich kann festlegen, dass es bestimmte Vorgänger geben muss.
☝️ HINWEIS: Sowohl im Plan5 als auch im Plan 3 habe ich darüber hinaus die erweiterte Möglichkeit, dass ich das sogar noch komplexer gestalten kann.
Hier können nicht nur Vorgänger definiert werden, ich kann auch andere Beziehungen, wie einen Nachfolger, definieren oder auch festlegen, dass beispielsweise 5 Tage dazwischen freigehalten werden müssen, bevor der nächste Task begonnen werden kann.
Hier nochmals zur Erinnerung. Bei Plan 3 kämen pro Monat die 28€ (ungefähr) an Lizenzkosten dazu. Plan 5 wäre dann die nochmals gesteigerte Variante, die mit ca. 50€ pro Lizenz pro Monat, allerdings schon wirklich exklusiv ist.
4.3 👇 Aufwandsschätzung
06:05 Interessant ist nun in Bezug auf das Managen von Projekten, wie lange die Abarbeitung einer Aufgabe effektiv tatsächlich dauert. Das bedeutet, um nun nochmals das Bild des Architekten aufzugreifen: Wenn ich plane, dass der Estrich in Woche 1-2 erledigt werden soll, bedeutet das noch lange nicht, dass die Arbeiten auch tatsächlich zwei Wochen am Stück dauern.
Genau dieser Sachverhalt kommt in diesem Feature nun zum Zug, denn ich kann angeben, wie lange im Speziellen, bzw. wieviel Aufwand, in einer Aufgabe wirklich drin steckt.
Ich kann also dank dieses Features jetzt nicht nur Start und Ende einer Aufgabe erfassen, sondern ich kann auch den Aufwand klassifizieren. Umgangssprachlich: Wie lange sitzt jemand an der Aufgabe.
☝️ NOCH EIN ZUSATZ: Ich kann den Aufwand titulieren und vermerken, wie viele Stunden daran gearbeitet werden muss und zusätzlich zum Aufwand habe ich dann auch noch eine prozentuale Fertigstellungskarte.
Im direkten Vergleich verfügt die kostenlose Basic Variante des Planners lediglich über die Angabe: In Bearbeitung, noch nicht begonnen oder eben abgeschlossen.
4.4 👇 Gantt-Chart View
07:01 Die Gantt-Chart View ist natürlich eine bekannte Darstellung aus Project for the Web, die im Plan 1 mit im Gepäck ist. Hier ist vor allem die Zeitleiste das, was ins Auge sticht und zeigt auch recht anschaulich die Abhängigkeiten voneinander, den Fertigstellungsgrad und mit im Boot habe ich auch meine Sammelvorgänge, die ich auf und zuklappen kann.
All das kann ich natürlich mit Screenshots wunderbar mit meinen Kollegen teilen, die möglicherweise die Free-Variante nutzen, ihre Aufgaben abarbeiten und die Übersicht aus einer Besprechung gerne als Anhaltspunkt mitnehmen wollen.
4.5 👇 People View
07:40 Zusätzlich zur Gantt-Chart View gibt es das Feature der People View oder zu Deutsch des Personen Tabs mit dazu. Hier werden dann alle Aufgaben nach den zugewiesenen Personen, welche die Tasks erledigen sollen, geordnet. Das bekomme ich zwar auch über die Board View hin, aber in dieser verfüge ich nicht über die Möglichkeit, unterhalb der Personen für Ordnung und Struktur zu sorgen.
4.6 👇 Ziele
08:16 Bei der People View gibt es einen weiteren Seitenreiter, der da heißt „Ziele“. Bei diesen handelt es sich ebenfalls um eine ganz neue Funktion. Hierbei geht es darum, meine Ziele zu definieren und diesen dann Aufgaben zuzuordnen. Diese Ziele, Projektziele oder vielleicht auch Unternehmensziele, sind also übergeordnet und Aufgaben können diesen zugeordnet werden. Es gibt außerdem nochmals einen etwas anderen Fertigstellungsgrad, der trackbar ist – und ich kann dann über verschiedene Ebenen hinweg einen ganzen Sammelvorgang oder einzelne Aufgaben einem Projektziel zuordnen.
4.7 👇 KI und Copilot für Projekte
08:49 Microsoft hat sich vorgenommen, die Projektarbeit effizienter zu gestalten und dahingehend spielen die KI und der Copilot eine immer größere Rolle.
In Zukunft wird es durch die Integration der generativen KI immer wahrscheinlicher, dass die Projektleiter gar nicht mehr die Ausplanung der einzelnen Projekte übernehmen, sondern, dass sie die Ziele definieren und dann ein individuell angepasster Projektplan erstellt wird – mit den Einzeltätigkeiten und -zielen. Demnach könnne sich die Projektleiter mehr um die Planung kümmern anstatt die einzelnen Aufgaben zu erstellen.
4.8 👇 Zuordnungen - Ressourcen managen
09:31 Das letzte Feature, das wir in Bezug auf Plan 1 vorstellen möchten, ist die Zuordnungsview. Dort kann ich dann für meine einzelnen Aufgaben genau bestimmen, an welchem Tag mit welchem Aufwand von welcher Person an dieser Aufgabe gearbeitet wird und kann hier ein Ressourcenmanagement verwalten.
👉 Planner Plan 3 Features
10:10 Was genau sollte mich als Projektmanager nun dazu veranlassen, den Plan 3 zu nutzen und hier nochmals höhere Kosten zu investieren. Denn mit den rund 9,40 € pro Monat sind die Features des Plan 1 schon recht üppig und eine deutliche Steigerung zum kostenfreien Modell des Planners, das wir bislang kannten.
5.1 👇 Copilot
10:20 Ohne KI geht bald gar nichts mehr, dies auch beim Planner. Der bereits erwähnte Copilot ist lediglich im Plan 3 mit inbegriffen – das ist also ein kleiner Wermutstropfen für die Plan 1 User. Denn die KI, welche mir beim Aufgaben erstellen hilft und mir außerdem gewisse Fragen beantworten kann, kriege ich nur mit einer P 3 Lizenz, also mit einer Project Plan 3 Lizenz plus (!!!) ich brauche natürlich meine Standard Copilot Lizenz noch mit dazu. Ich bin hier grob überschlagen also bereits mit fast 60€ am Start.
Im Video auf Youtube haben hierzu einen kleinen Slot eingebaut, gerne dort für ein Beispiel reinschauen.
☝️ KLEINER HINWEIS: Plan 1 und der Plan 3 sind hierbei unseres Erachtens nach bereits Pläne, die nicht für das normale Teammitglied gedacht sind, sondern schon für die Projektleitung oder auch für den PMO, also ein Office, das sich speziell mit den Aufgaben, der Verwaltung und Strukturierung der Projekte befasst.
5.2 👇 Roadmaps
12:12 Im Meeting mit allen Beteiligten Mitarbeitern aus den unterschiedlichen, sehr spezifischen Bereichen, habe ich als Projektleiter die Möglichkeit, meine Features mit diesen zu teilen. Leider ist im Nachgang diese Ansicht für die Mitarbeiter mit kostenfreier Variante nicht mehr zugänglich.
Ich kann hier den bereits erwähnten Screenshot als Hilfmittel nutzen, um den Projektstand zu dokumentieren – die deutlich schickere Version wären allerdings die Roadmaps. Um den Projektstand zu visualisieren und zu verteilen, sind die sogenannten Roadmaps also sehr praktisch. Hier kann ich einzelne Vorgänge aus einem Projektplan herausziehen, auswählen und diese werden dann in einer großen Timeline dargestellt. Das Geniale ist – vorausgesetzt wir arbeiten in der Cloud und zentral – dass sich diese aktualisieren. All das immer in einem gewissen Abstand mit regelmäßigem Flow im Hintergrund. Wir sprechen hierbei also nicht von Echtzeit, jedoch Tages- und Stundenaktuell kann verfolgt werden, was im Projekt passiert.
5.3 👇 Coming Soon - Features in der Pipeline
12:57 Ein ganz besonderes Augenmerkt wird hier natürlich die KI Integration einnehmen, diese wird definitiv besser und weiter ausgebaut werden.
Was zusätzlich hinzukommt, ist ein Basisplan. Zum Basisplan lässt sich sagen: Wenn wir ein Projekt planen, haben wir zwar gewisse Ziele und Meilensteine mit Daten, aber so kommt es trotzdem vor, dass Meilensteine spontan verschoben werden müssen. Sie weichen oftmals also immer mehr vom ursprünglichen Plan ab. In jedem guten Projektmanagement-Tool gibt es dann die Möglichkeit eines Basisplans, nämlich den Projektstand mit dem ursprünglichen Plan abzugleichen.
Beispiel Architektur: Ich bin 40 Tage hinter der eigentlichen Timeline zum Estrich..
5.4 👇 Erweiterungen
13:53 Nachträglich neue Spalten und Felder einzufügen, kann durchaus Sinn ergeben, nur kommt diese Möglichkeit ausschließlich mit den Premiumplänen. Hier kommt die Power Plattform ins Spiel, denn ich kann mehr oder weniger ein Portfolio-Management drumherum bauen, ich kann übergreifend auf Informationen zugreifen und diese nochmal anders visualisieren.
Einen Einblick in eine Model Driven App gibt’s im Video auf Youtube.
Viel Spaß…
Sarah und das Team von Veroo Consulting