BANF: INTERN SMART SHOPPEN
Die Spedition Wackler & Veroo setzen mit dem Microsoft 365 Bestellprozess für Mitarbeiter beispielhafte Maßstäbe
«Außen hui, innen – definitiv innovativ!» Das können wir, als IT Professionals von Team Veroo als erfahrende Partner in Sachen digitale Prozesse und Cloud Computing, als klar positives Feedback der Firma Wackler zurückgeben. Denn mit der „BANF-APP“, einem modern digitalisierten und automatisierten Prozess, der auf Basis zahlreicher, über die Jahre gewachsener interner Abläufe basiert, konnte eine produktive und deutlich effizientere Abwicklung der In-House-Warenbestellungen erreicht werden. Das Gefühl eines „Online-Shopping-Erlebnisses“ trifft die ausgeklügelte Lösung wohl am ehesten.
👇Das können Sie in dem Blog nachlesen
Was ist BANF?
Zunächst steht die Abkürzung „BANF“ für die unternehmensinternen „Bestellanforderungen“. Das lässt darauf schließen, dass es sich bei der besagten App um die Artikelbestellungen der Wackler-Mitarbeiter handelt, die für einen reibungslosen Ablauf des Teams sorgen. Von Stiften über Shirts, Abdeckfolien, Kartons bis hin zu Stühlen oder ähnlichen Materialien lebt ein Unternehmen von und mit den Menschen, die es beleben. Wie ein kleines Ökosystem benötigt das Unternehmen auch intern ein funktionierendes Versorgungssystem. Wie funktioniert das in Microsoft 365? Bei wachsender Mitarbeiterzahl und über Jahre gewachsenen Abläufen ist dies samt aller Verantwortlichkeiten, Genehmigungsschritte und Strukturen digital automatisiert.
Das heißt: Von der Produktauswahl, der Lieferadresse bis zur Bestellung beim Lieferanten erledigt die App, die auf Basis von Microsoft 365 aufgebaut wurde, jeden Schritt. Über eine simple Eingabemaske und einen Bestellvorgang, wie in einem Online-Shop, mit letztlicher Freigabe für den Einkauf wurden alle Schritte automatisiert – Genehmigungen, Hierarchien der Verantwortlichen, Übersichten und Status gleich mit inklusive.
BANF: Bestellungsmanagement digitalisiert
Intern bestellen geht bei Wackler automatisiert
Die „BANF-APP“ macht intern bestellen dank eines modernen digitalisierten Prozesses in der Cloud produktiver, von überall aus möglich und deutlich einfacher als zuvor. Was über die Jahre mit zahlreichen einzelnen Schritten, Eingaben, Genehmigungsstufen und viel Zeit manuell erledigt werden musste, ist jetzt in einer App per Klick erledigt. Die auf Microsoft 365 basierte Lösung ähnelt einem internen Shopsystem, das Zeit spart, intuitiv ist und Bestellungen einfacher abwickeln lässt – für Mitarbeiter, den Einkauf und die Vorgesetzten.
Was macht BANF?
Was genau macht die App nun zusammengefasst?
- Die Abkürzung BANF steht für unternehmensinterne "Bestellanforderungen"
- Alle Artikelbestellungen der Wackler-Mitarbeiter werden hierüber bearbeitet und verwaltet
- Die Lösung ermöglicht ein funktionierendes Versorgungssystem, das interne Bestellungen mit externen Lieferanten miteinander verbindet und die Bearbeitung effizienter macht
- Alle Verantwortlichkeiten, Produktkataloge, Strukturen, die verschiedenen Genehmigungsschritte sowie Verantwortlichkeiten und manuelle Abläufe wurden chronologisch einbezogen, bis hin zur letztlichen Bestellung und Verwaltung durch den Einkauf
- Die App basiert dabei auf der bekannten Oberfläche in Microsoft 365
- Mitarbeiter tätigen Ihre Bestellungen über eine intuitive Eingabemaske, wie in einem Online-Shop mit Freigabemöglichkeiten für die Vorgesetzen
- Für den Einkauf liegen im Anschluss alle Schritte übersichtlich vor - Genehmigungen, Hierarchien der Verantwortlichen, Übersichten und Status gleich mit inklusive
Wie läuft eine Bestellung ab?
👉 In Schritt 1 wählt der Mitarbeiter über die Eingabemaske den Bestellgrund – der Name des Mitarbeiters, die Kostenstellen und die Lieferadresse können hinterlegt werden.
In Grafik 1 sehen Sie eine Übersicht der Eingabemaske. 👇
👉 In Schritt 2 werden die gewünschten Artikel aus dem integrierten Produktkatalog gewählt. Auch können Artikel manuell gewählt werden, die nicht im hinterlegten Katalog vorhanden sind und beim Vorgesetzen im Prozess beantragt werden. Abteilungsleiter können hierbei natürlich auch für ein Team-Mitglied bestellen, oder aber für die gesamte Abteilung.
Die Preise werden automatisch angezeigt und summieren sich im Warenkorb, wie bei allen gängigen Online-Shops. Zahlreiche Preise ergeben sich aus Lieferanten-Verträgen.
Neue, nicht hinterlegte Artikel aus anderweitigen Quellen können samt Link zum Produkt hinterlegt und genehmigt werden mit separater Eingabe des betreffenden Preises.
Graphik 2 zeigt eben jenen Prozessschritt in der PC- Ansicht. 👇
👉 In Schritt 3 greift das Genehmigungskonzept: Keine Bestellung ohne das Vieraugen-Prinzip. Im nächsten Schritt werden Genehmigungsreihenfolgen automatisch dargestellt, in drei möglichen Genehmigungsstufen kann hierbei genehmigt werden, wobei die jeweilige Genehmigungsvorgabe vom Preis des Warenwertes abhängt. Was der nächste Vorgesetze freigeben kann, hängt also von der Bestellsumme ab. Wichtig ist, die Möglichkeit den Bestellgrund via Eingabe in Textform zu kommunizieren, so kann der Vorgesetze recht schnell erkennen, ob die Bestellung Sinn ergibt und diese ohne zusätzliche Rücksprache genehmigen.
Graphik 3 zeigt einen gefüllten Warenkorb. 👇
Das BANF Einkaufsportal
Hat alles funktioniert, die Genehmiger geben frei und der Antrag geht durch, so beginnt der tatsächliche Einkaufsvorgang. „Hier startet ein sogenannter „Flow“ und mithilfe von einer PowerApp-Anbindung werden die Involvierten via Microsoft Teams Nachricht und Mail informiert, alle wichtigen Informationen inkludiert“, sagt Stefan Gierke, der leitende Entwickler von Team Veroo, welche die Entwicklung der App mit dem Wackler-IT-Team realisiert hat. Um die Bestellung final auszulösen, müssen alle Genehmigungsstufen angenommen sein.
Der Einkauf erhält dann im „Einkaufsportal“, das ebenfalls zum Prozess gehört, die Übersicht über alle Bestellungen und kann den Auftrag tatsächlich starten. In Echtzeit zeigt das System den Status und alle einzelnen Positionen an und interne Bestellungen können mit externen Bestellungen verknüpft werden.
Wackler Spedition und Logistik
Seit über 175 Jahren und bereits in der vierten Generation führt die Familie Schwarz das traditionsreiche, mittelständische Unternehmen mit Sitz in Göppingen vor den Toren Stuttgarts erfolgreich. Die fünfte Generation steht bereits in den Startlöchern. Stetig erweitert Wackler das Portfolio und passt es den Anforderungen der Kunden und des Marktes an. Auch deswegen ist die Spedition Wackler seit Gründung der CargoLine im Jahr 1993 ein Gesellschaftsmitglied.
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Die Veroo Consulting GmbH besteht aus IT Professionals und Software-Entwicklern. Unsere IT Professionals agieren bei Ihnen vor Ort und sind Experten in den Bereichen Kollaboration, Business Intelligence und Projekt Management und bringen neben dieser fachlichen Qualifikation auch die notwendigen Soft-Skills mit, um die täglichen Herausforderungen mit unterschiedlichen Firmenkulturen zu meistern.
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