5 Wege Aufgaben aus E-Mails mit Ihrem Team zu teilen
Suchen Sie nach effizienten Möglichkeiten Aufgaben aus Ihrem Posteingang in Outlook direkt mit Ihrem Team zu teilen, um daran dann gemeinsam zu arbeiten? Dieser Blog-Beitrag führt Sie durch fünf Methoden, um Aufgaben direkt aus Outlook in Planner zu erstellen und Ihrem Team zu delegieren. Als Goodie haben wir das Ganze sogar als Youtube Beitrag hinzugefügt.
Inhaltsverzeichnis
- Methode 1: Manuell Aufgaben erstellen
- Methode 2: Teilen Sie über Microsoft Teams
- Methode 3: Automatisierung mit Power Automate
- Methode 4: Nutzen Sie Power Apps
- Methode 5: Verwendung von Add-Ons
Direkt zum Youtube Tutorial
Methode 1: Manuell Aufgaben erstellen
Die erste Methode ist noch recht manuell aber auch einfach zu bewerkstelligen. Hier erstellen Sie zunächst Aufgaben (bzw. eine Aufgabe mti entsprechendem Titel) in Ihrem bevorzugten Planner und bestücken die Aufgabe mit den erforderlichen Informationen aus der E-Mail. Besonders praktisch ist die Möglichkeit E-Mails hierbei direkt per Drag & Drop in den Dialog zu ziehen und hochzuladen. Wie genau das geht erfahren Sie im ersten Kapitel des Videos
Methode 2: Teilen via Microsoft Teams
Der zweite Weg erweitert den Kommunikationsrahmen. Das nämlich, indem sie Microsoft Teams mit einbeziehen. Sie können die Standardfunktion „Mit Microsoft Teams teilen“ direkt aus Outlook nutzen und die Nachricht ganz simpel in einen Kanal senden. Anschließend können Sie eine Aufgabe erstellen und delegieren. Der Vorteil dieser Methode ist die integrierte Kommunikationsplattform und die Möglichkeit, problemlos zwischen den Tools zu wechseln.
Methode 3: Automatisierung mit Power Automate
Automatisierung lässt Ihre Produktivität explodieren! Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe steigern möchten, können Sie als weitere Möglichkeit Power Automate verwenden. Hierbei geht es darum einen eigenen Flow zu erstellen, der bei einer eingehenden E-Mail automatisch eine Planner Task erstellt. Indem Sie einen speziellen Ordner in Ihrem Posteingang einrichten, können Sie steuern, für welche E-Mails Tasks erstellt werden sollen.
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Methode 4: Nutzen Sie Power Apps
Das Ganze lässt sich noch weiter steigern! Die Verwendung von Power Apps bietet Usern nämlich einen erheblichen Vorteil in Bezug auf die Flexibilität. Mit Power Apps können Sie und Ihr Unternehmen eine App erstellen, die maßgeschneidert Ihren Anforderungen entspricht. Egal, ob es dabei um das Ablegen von E-Mails, die Erstellung von Planner-Aufgaben oder die Verteilung von Projekt-Tasks geht – Mit einer Power App lässt sich im Grunde fast jede Vorstellung des eigenen Prozesses realisieren. Das ist unser Lieblingsgebiet, gern dürfen Sie uns hierzu direkt fragen stellen, sollten Sie Interesse an einem solchen Vorhaben im Sinn haben.
Methode 5: Verwendung von Add-Ons
Wenn Ihnen die vorgestellten Methoden zu aufwändig erscheinen, gibt es fertige Add-Ons im Microsoft AppStore, die diese Aufgaben erledigen. Ein empfehlenswertes Add-On ist beispielsweise der Planner Pro, mit dem Sie Ihre E-Mails super einfach in einem Planner ablegen und direkt Aufgaben erstellen können.
Fazit
Wir hoffen, dass ihnen dieser Einblick in fünf Möglichkeiten Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Aufgaben effizienter zu delegieren hilfreich waren. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, zögern Sie nicht einen Kommentar zu hinterlassen (Gern auf Youtube https://youtu.be/lvVhgL9WJ7Y) oder Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir sehen uns beim nächsten Beitrag.
Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!
