Digital in den Urlaub starten
Sommerzeit ist Urlaubszeit – und damit auch Hochsaison für Urlaubsanträge. Statt Zettelwirtschaft und E-Mail-Chaos bietet Microsoft 365 gleich mehrere digitale Wege, um Urlaubsanträge effizient und transparent zu verwalten, egal ob Arbeitgeber oder -nehmer. In diesem Blog stellen wir dir fünf einfache bis komplexe Möglichkeiten vor, wie du die Apps aus deinem Microsoft-Abo nutzen kannst, um den Antrag genauso entspannt zu gestalten wie den Urlaub an sich.
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Microsoft Forms - der einfache Einstieg
Schon der Name deutet auf das Potenzial dieser App hin und die Funktionalität von Microsoft Forms bestätigt das direkt. Durch das schnelle Aufsetzen von Start- und Enddatum sowie des Hinzufügens von Freitextfeldern könnt ihr innerhalb kürzester Zeit einen super Urlaubsantrag erstellen und seid dabei auch gleich noch gefeit vor den lustigen Tendenzen eurer Kollegen, da ihr über euren Microsoft Account authentifiziert seid und demnach direkt klar ist, wer den Antrag stellt.
Die Weiterverarbeitung des Antrags lässt sich durch einen Power Automate Flow individuell anpassen.
Power Plattform - die All-in-One-Lösung
Power Automate ist auch das Stichwort für die 2. Methode zur Antragsstellung. Auch unsere eigene Time-Tracking-App inklusive Urlaubsantragsformular haben wir über die Power Plattform programmiert. Die Vorteile dieser Methode gestalten sich weitläufig: Über das Konten-Management habt ihr den Überblick über den Resturlaub des Mitarbeiters und gleichzeitig könnt ihr integrieren, dass bei Genehmigung des Antrags die Zeiten ins Konto eingetragen werden und Person A, B oder C als Stellvertreter benachrichtigt werden und der Abwesenheitsassistent direkt bei der automatischen Eintragung des Urlaubs im Outlook-Kalender des Mitarbeiters mitaktiviert wird.
Diese Herangehensweise ist ideal für Unternehmen, die eine integrierte Lösung suchen und noch dazu super easy im Handling. Das primäre Aufsetzen ist zwar aufwändiger, aber dafür sind wir ja da! Falls ihr Interesse an unserer TimeTracking-App habt, meldet euch gerne bei uns.
SharePoint Liste - strukturiert und kommentierbar
Die SharePoint-Liste ist von der Komplexität her zwischen Forms und Power Automate und hat sich für viele Unternehmen durch die individuellen Spalten bereits als perfekte Lösung zur Urlaubsbeantragung herauskristallisiert.
1. Du kannst die Liste so konfigurieren, dass nur bestimmte Nutzer – abgesehen vom Ersteller natürlich – alle Datensätze in der Liste sehen, was sehr praktisch ist, wenn wir an den Datenschutz der einzelnen Mitarbeiter denken. Vor allem im Vergleich zur üblichen schriftlichen Zettelwirtschaft, die theoretisch jeder durchschauen kann, ein großes Upgrade.
2. Die einzelnen Datensätze der Anträge verfügen über eine super praktische Kommentier-Funktion, wodurch du mit der genehmigenden Stelle wie zum Beispiel deinem Abteilungsleiter easy abklären kannst, ob der Urlaubsantrag bei kurzfristigen Änderungen noch durchgeht oder etwas angepasst werden muss. .
Sollten euch die Funktionen von SharePoint nicht genügen, so könnt ihr natürlich auch Power Automate miteinbeziehen und das Urlaubsantrags-Level aufs nächste Level bringen.
Dokumentenbibliothek - für komplexe Anträge
Die Dokumentenbibliothek geht bezüglich der individuell erstellbaren Spalten für beispielsweise Start- und Enddatum in dieselbe Richtung wie die SharePoint-Listen, ist aber ein wenig weitläufiger und basiert auf Dokumenten – wie der Name schon sagt 😉. Ihr könnt Dokumentenvorlagen hochladen, welche bei den unterschiedlichsten Anwendungsfällen zugezogen werden können, seien es Urlaubs-, Sonderurlaubs- oder Krankheitsanträge und habt die dann immer direkt zur Hand.
Approvals in MS Teams - schnell und direkt
Die 5. und letzte Lösung, die wir heute vorstellen wollen, ist direkt in Microsoft Teams integriert: Die Approvals-App (zu Deutsch: Genehmigungen) ermöglicht ein standardisiertes Genehmigungsverfahren direkt im Teams Client. Auch unsere Time-Tracking-App macht sich diese Funktion zu Nutze und löst bei Eingang einer Abwesenheitsanfrage automatisch ein Approval für die genehmigende Person aus, welche diese dann genehmigen, ablehnen oder weiterleiten kann.
Seit einiger Zeit verfügt Approvals auch über die Möglichkeit, an das jeweilige Team gebundene Vorlagen zu erstellen, in welche der Teambesitzer die Basispunkte wie Start- und Enddatum und die Gründe für die Abwesenheit festlegen und routen kann, wodurch sie sich noch besser für das Urlaubsmanagement eignet.
Fazit: Schluss mit der Zettelwirtschaft
Wir als Techies sind natürlich absolute Fans von diesen 5 Lösungen zu Urlaubsanträgen. Das macht das Ganze so viel einfacher und effizienter und das Beste daran: Die Methoden liegen auf einem Spektrum vom einfachen Formular bis hin zur vollintegrierten App.
Welche Lösung für euer Unternehmen passt, hängt natürlich von euren Anforderungen ab. Aber eines ist sicher: Der Sommerurlaub beginnt am besten mit einem easy Antrag ohne viel Hickhack und das ist bei M365 garantiert – egal, für welche Methode ihr euch entscheidet.
Liebe Grüße…
Sarah und das Team Veroo
