Mit diesen Productivity Hacks wirst du im neuen Outlook durchstarten
Passend zum aktuellen Youtube-Video möchten wir dir hier 10 wertvolle Tipps für das neue Outlook vorstellen, die du direkt für dich und dein Team umsetzen kannst. Diese Tipps helfen dir, deine E-Mail-Kommunikation und Organisation zu optimieren und das Beste aus den neuen Funktionen herauszuholen. Solltest du lieber das Tutorial-Video ansehen, wie du mit Outlook effizienter arbeiten kannst, springe gerne zu Youtube.
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1. Anhangsfunktion
Sicherlich kennst du das: Du verschickst eine E-Mail und vergisst den Anhang…
Sehr ärgerlich, vor allem, wenn die Nachricht mit Geschäftspartnern oder für mehrere Empfänger verfasst wurde. Mit der neuen Anhangsfunktion in Outlook kannst du das in Zukunft vermeiden. Gehe einfach in die Einstellungen und aktiviere den Schieberegler für eine Verzögerung von 10 Sekunden. So hast du immer die Möglichkeit, den Versand rückgängig zu machen. Du kannst die Mail gerade noch im richtigen Moment abfangen! Jedes Mal, wenn du jetzt eine Aktion, wie zum Beispiel „die E Mail senden“ getätigt hast, kommt das unten eingeploppt und dieser „Rückgängig-Button“ ist manchmal Gold wert.
2. E-Mails später senden
Du arbeitest vielleicht spät nachts und möchtest deinen Kunden nicht um 23:00 Uhr nachts mit E-Mails belästigen…
Das wirkt in der Tat nicht besonders professionell, wenngleich dies natürlich je nach Typ und Arbeitsweise auch bei uns IT-lern gern einmal vorkommt. Nutze hier doch einfach die Funktion „Später senden“ im neuen Outlook, so geht die „Post“ erst raus, wenn andere arbeiten und du kannst in Ruhe deine Nachtschicht durchziehen. Wähle einfach den gewünschten Zeitraum aus und deine E-Mail wird zu einer passenden Zeit verschickt.
3. Serien-E-Mail starten
Mails an mehrere Personen, Kunden oder viele Adressaten sind immer so eine Sache…
Sie einzeln zu versenden, ist lästig, wenn alle die Mailadressen sehen, ist dies auch nicht immer datenschutzkonform und schon gleich gar nicht erwünscht, sie via Bcc zu versenden, ist wiederum auch nicht erwünscht, du stehst also vor einem Problem. Nun kannst du E-Mails an mehrere Personen versenden, ohne dass sie sich gegenseitig sehen. Mit der neuen Funktion „Serien-E-Mail starten“ kannst du dies ganz einfach umsetzen und die eingangs beschriebenen Aspekte fallen weg. Jeder Empfänger erhält im Grunde eine individuelle E-Mail.
4. Dateien teilen
Dateien suchen und alles mit einem großen zeitlichen Aufwand fertigbasteln, was in die Mail rein muss, das kann durchaus manuell sehr viel Zeit in Anspruch nehmen…
Es geht hier immerhin um eine Mail, die dem Brief sehr ähnlich ist und einen gewissen offiziellen Charakter hat. Dateien zu teilen, geht nun schneller, wenn man sie kürzlich fertiggestellt hat oder bearbeitet hat. Du kannst Dateien in Zukunft also schnell und einfach über den Backslash teilen. Du greifst damit auf die zuletzt verwendeten Dateien zu und fügst sie direkt in deine E-Mail ein. Dies spart wertvolle Minuten im Arbeitsalltag und geht super easy.
PS: Wir wollen zwar nicht zu viel mit Outlook und E Mails kommunizieren, zumindest was unsere interne Kommunikation betrifft und Dateien verschicken erst recht nicht, aber mit Externen oder Partnern kommt das natürlich regelmäßig zum Tragen.
5. Kalender-Pane
Der Kalender rückt im neuen Outlook noch näher ins Geschehen, er ist ohnehin ein wichtiges Element für jede erfolgreiche Zusammenarbeit und Termin-Koordination…
Wir haben hierzu bereits mehrere Videos bei Youtube veröffentlich, schau dort gerne rein. Um deinen Tagesablauf besser im Blick zu haben, kannst du das Kalender-Pane einblenden. Das ist besonders hilfreich für gestresste Personen mit Termindruck und zahlreichen Einzelterminen und Meetings über den Tag hinweg. Einblenden kannst du dir dieses Pane ganz einfach: du gehst auf die Ansichten und wählst dann hier „meinen Tag“ aus und sagst das Ganze „anzeigen“. Leider verschwindet es bei jedem Outlook-Neustart wieder.
6. E-Mail zu Kalender-Eintrag umformen
Terminerstellung geht jetzt noch einfacher und zwar direkt aus der E-Mail heraus!
Du erhältst eine Anfrage und dir ist klar: Machen wir doch umgehend einen Termin dazu. Du ziehst deine E-Mail also per Drag-and-Drop in deinen Kalender rein an die passende Stelle, um super schnell daraus einen Termin zu erstellen. Zugegeben, das ging auch im alten Outlook – es ist jedoch jetzt noch ein bisschen schicker und schöner. Wichtig zu wissen, und dieser Fehler unterläuft sehr schnell, ist: Man sollte nicht einfach so auf Speichern klicken, denn standardmäßig sind alle Empfänger der E Mail dann auch Empfänger des Kalendereintrags und bekommen sofort eine Outlook Einladung. Das kann je nach Empfängerkreis schnell für Verwirrung sorgen.
7. Rechtschreibkorrektur
Die Rechtschreibkorrektur hat sich im neuen Outlook verändert…
Dies ist kein allzu besonderer Tipp und dennoch erwähnenswert. Du solltest nämlich in Zukunft mit der linken Maustaste auf das rot unterstrichene Wort klicken, um die Korrekturvorschläge zu sehen. Wenn du per Rechtsklick die Korrektur suchst und du nur eine Emoji-Liste siehst, solltest du dich also nicht wundern. Die Korrektur der Rechtschreibung hat sozusagen die Seite gewechselt.
8. Dateien per Drag-and-Drop
Ein total geniales Feature, das Zeit und wichtige Minuten im Arbeitsalltag spart, ist dieses hier:
Du kannst Dateien per Drag-and-Drop in deine E-Mail ziehen und wählst dabei gleichzeitig aus, ob du eine Kopie oder einen Link verschicken möchtest. Per Drop hier Dateien in meine Mail reinziehen, ist also das eine, das andere Feature ist – und das macht die Funktion so special – dass du durch das Ziehen nach links oder rechts entscheidest, ob du diese Datei als Anhang reinhängst oder als Link zur Datei. Schau dir das gerne genauer an im Video von Timo.
9. Kategorien in Favoriten
Dieser Tipp ist Doppeltipp und Klassiker zugleich, doch auch hier sieht all das nun deutlich smarter aus und das ist es auch im Handling.
Für eine einfachere Orga deiner Mails kannst du nun deine Kategorien ganz einfach in die Favoriten ziehen. Dies dient dann sozusagen als intelligenter Such-Ordner, woraus sich auch Tipp 2 ergibt: Wenn auch dich stört, dass die Favoriten immer wieder weg sind während des Scrollens, dann pinne sie dir einfach über die 3 Pünktchen an.
10. Bedingte Formatierungen
Und last but not least…
Nutze bedingte Formatierungen, um wichtige E-Mails hervorzuheben. Dies hilft dir, den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Das funktioniert super easy im neuen Outlook: du gehst rechts oben auf die Einstellungen, hier wählst du dann E-Mail und bedingte Formatierung und kannst dann auswählen, welche Regel du anwenden möchtest und kannst sogar mit Farben in deiner Inbox formatieren.
Fazit
Das neue Outlook bietet viele nützliche Funktionen, die dir helfen können, deutlich effizienter zu arbeiten und deine E-Mail-Kommunikation zu optimieren.
Probiere diese Tipps gerne aus und versuche, wie sie deinen Arbeitsalltag erleichtern können. Über dein Feedback hierzu würden wir uns super freuen!
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Ich hoffe, dieser Blog war hilfreich für dich! Wenn du noch weitere Informationen zum neuen Outlook oder einem anderen IT-Problem benötigst, lass es uns gerne wissen.
Liebe Grüße…
Sarah und das Team Veroo
