Effektive Kommunikation in Microsoft Teams fördern

In diesem Blog-Beitrag, passend zum YouTube-Podcast, teilen wir unsere Top-Tipps, um die Kommunikation in Teams-Kanälen zu verbessern. Anbei ein kurzer Überblick über die Themen, die wir behandeln werden:

 

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1/(6) Die Vorteile der Teams-Kommunikation verstehen und schulen

Microsoft Teams ist ein leistungsstarkes Kommunikationstool, das sowohl private Chats als auch öffentliche Kanäle für die Teamkommunikation ermöglicht und darüber hinaus noch Daten- und Kollaborationsebene mit der Kommunikation verbindet. Der erste Schritt zur Verbesserung der Teams-Kommunikation besteht darin, das Verständnis und die Wertschätzung für die Vorteile der Kanalkommunikation innerhalb des Teams zu fördern. Im Gegensatz zu privaten Chats, die in der Regel für persönliche oder weniger formelle Interaktionen verwendet werden, bieten Teams-Kanäle eine Plattform für Gruppenkommunikation und Zusammenarbeit. Es ist wichtig, klare Richtlinien darüber festzulegen, welche Art von Kommunikation in einem privaten Chat stattfinden sollte und welche besser in die Kanalnachrichten gehört. Dazu gibt es noch ein zweites Video auf Youtube, auch hier sind Sie herzlich eingeladen reinzuschaun!

2/(6) Identifizierung der Führungskräfte und Kommunikationsrichtlinien

Die Identifizierung von Schlüsselpersonen und Führungskräften innerhalb des Teams ist entscheidend. Diese Personen sollten die Kommunikation in Teams starten und darauf hinweisen, dass in Kanälen kommuniziert werden sollte, um mehr Transparenz und Effizienz zu schaffen. Auch darüber wie beispielsweise Beiträge gestartet werden oder was die Regeln sind sind sie Schirmherren. Diese "Digitalen Champions", wie wir sie gern nennen, sollten auch in der Lage sein, Fehlverhalten freundlich zu korrigieren und ihre Autorität und Inspirationsrolle zu nutzen, um andere in den Kanal zu ziehen. Es ist wichtig, die Kommunikation im Team zu fördern, um eine effektive und offene Zusammenarbeit zu gewährleisten. Ganz besonders zum Tragen kommt das dann bei der Projektarbeit oder größeren Themen, die von vielen Personen abgewickelt werden.

3/(6) Integration der Vorteile der Dateien-Taps

Microsoft Teams bietet auch eine Funktion namens "Dateien-Tab", den die meisten User durchaus kennen, jedoch nicht immer bewusst nutzen. Dieser Dateien-Tab ist ein spezieller Bereich innerhalb eines Kanals, in dem alle geteilten Dateien gespeichert werden und ist direkt im oberen Bereich eingegliedert. Er erleichtert das Finden und Teilen von Dateien im Team und spiegelt die Daten-Struktur wieder, die die User aus Ihrer SharePoint oder OneDrive App kennen. Die Integration der Vorteile des Dateien-Tabs ist nicht nur genial, um Dateien schneller zu finden, sondern kann auch unglaublich effizient sein, was die Kommunikation mehrerer Personen in Bezug auf ein bestimmtes Dokument betrifft. 
Direkt über Dateien im Dateien-Tab zu sprechen und zu chatten macht sofort den Bezug klar, das Ganze taucht als Beitrag in den Beiträgen auf, kann von anderen Team-Mitgliedern gefunden werden und macht ein wiederholtes Teilen im Chat oder in Kanälen unnötig. Es ist schneller, klarer, transparenter und schlicht super produktiv. 

 

Jede Datei in einem Kanal kann kommentiert werden und automatisch wird ein neuer Beitrag im Tab Beiträge erstellt. WOW!! Für uns ein totaler Productivity Hack. 

4/(6) Implementierung von Automatismen und Prozessen

Microsoft Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen. Für unser Team liegt hier sogar unsere Spezifikation, denn wir behaupten nahezu jeden Prozess in Teams integrieren und abbilden zu können. Ein geniales Beispiel wäre zum Beispiel, dass Sie Ihren Prozess so einstellen können, dass jedes Mal, wenn eine Datei in einer SharePoint-Liste oder einer Dokumentenbibliothek hochgeladen wird, automatisch eine Nachricht im Teams-Kanal veröffentlicht wird und alle Mitglieder informiert. Das fördert die Kommunikation direkt im Kanal, jeder weiß sofort Bescheid, die Folgeschritte können von den Verantwortlichen geplant werden und es vermeidet Umwege über private Chats oder andere Tools, die nur unnötig ablenken und Zeit kosten. Automatisierungen können dabei helfen Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern und das in vielerlei Hinsicht. Ein ziemlich umfangreiches Thema, auf das Sie im Detail und bei Fragen gern direkt auf uns zukommen können! ZUM KONTAKT >>

5/(6) Nutzung der Reporting-Features von Microsoft Teams

Um zu wissen, was man ändern sollte, um Optimierung zu erreichen, muss man die Daten und Abläufe kennen. Die Nutzung von Reporting-Funktionen oder auch als Insights bekannten Features ist spätestens seit Social Media in aller Munde und kommt aus dem klassischen Controlling. Microsoft Teams bietet Reporting-Features und kann Ihnen dabei helfen, das Kommunikationsverhalten Ihres Teams besser zu verstehen. Sie können sehen, wie viele Kanalnachrichten es gibt, welche Teams und Kanäle nicht genutzt werden, wie die Kommunikation in Chats stattfindet und vieles mehr. Diese Funktionen können dazu beitragen ineffiziente Kommunikationsmuster zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, um die Nutzung von Teams zu verbessern. Kleine Veränderungen, das Drehen an den richtigen Stellschrauben kann unglaublich viel verändern.

 

Für jedes Team lassen sich einfach die Analysen anzeigen und Insights ablesen.

6/(6) Geduld und Ausdauer

Die Verbesserung der Kommunikation in Teams ist kein einfacher Prozess und erfordert leider einiges an Geduld und Ausdauer. Es ist wichtig engagiert zu sein, aber auch sich und Ihrem Team Zeit zu geben, um Veränderungen vorzunehmen und Verbesserungen zu erreichen. Denken Sie daran, dass kleine Schritte zu großen Fortschritten führen können und es letztlich ein Ändern des Mindsets ist, dass die Bereitschaft zur Veränderung als stetigen Wachstumsprozess in den Köpfen Ihres Teams nach vorn bringt.

Falls Sie weitere Ideen haben, wie die Kommunikation in Teams verbessert werden kann, teilen Sie diese gerne in den Kommentaren bei Youtube, kommen Sie auf uns zu oder schreiben Sie uns eine Mail. Für weitere Tipps und Tricks zur Nutzung von Microsoft Teams empfehlen wir Ihnen unbedingt das neueste Video von Microsoft Teams 2.0 anzusehen.

 

Das kann Teams 2.0 !

Wie Sie Ihr Team in den Teams-Kanal bekommen
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Timo Lenz

Timo Lenz ist Experte im Bereich Kollaboration, Office 365 und Microsoft Azure. Seine Interessen und Schwerpunkte liegen besonders in SharePoint und mobilen Anwendungen. Freie Stunden verbringt er am liebsten mit seinen drei Töchtern oder beim Sport.

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