Nie wieder Deadlines verpassen
Kennst du das? Du hast schon mal eine Deadline verpasst oder vergessen, dich bei einem wichtigen Interessenten oder Kunden rückzumelden? Das soll natürlich nicht passieren und genau darum geht es heute. In diesem Blog, passend zum aktuellen Video, zeigen wir dir, wie du Tasks mit Fälligkeiten aus Microsoft Planner als Termine in deinen Outlook Kalender integrieren kannst, um solche Situationen zu vermeiden.
Außerdem stellen wir dir ein Beispiel vor, wie du im Planner eine ganz simple Sales Pipeline aufbaust. Viel Spaß beim Lesen!
👇Hier geht's zum Video
👉Um was geht's in diesem Blog?
Die Herausforderung: Fälligkeiten oder Tasks auf Wiedervorlage nicht mehr vergessen
Manche Aufgaben sind so wichtig, dass es fatal wäre, sie zu vergessen. Genau darauf wollen wir heute eingehen.
Der Planner hat prinzipiell die tolle Funktion, dass dir per Mail immer dann eine Info zugeschickt wird, wenn eine Aufgabe fällig ist. Allerdings landen diese Mails oft im Spam-Ordner und sind daher nicht sehr zielführend. Deswegen zeigen wir dir heute, wie du den Planner in Outlook integrieren kannst, und zwar am Beispiel einer Sales Pipeline.
Die Sales Pipeline im Planner
Eine Sales Pipeline hilft dir, in deinem Unternehmen Interessenten zu Kunden zu machen, indem du bestimmte Aufgaben nacheinander abarbeitest. Der Verkaufsprozess gliedert sich dabei also vom ersten Kontakt der Interessenten an, der dann vermerkt wird, über erste Gespräche bis hin zum möglichen Verkauf deiner Produkte oder Angebote am Ende der Pipeline. Der Planner ist ein einfaches, aber effektives Sales Tool, das im Microsoft Paket mit inbegriffen ist.
Wir haben in unserem Verkaufsprozess die einzelnen Schritte von links nach rechts angelegt:
👉 Anfrage
👉 Qualifizierung
👉 Terminphase
👉 Angebotsphase
👉…und schließlich entweder gewonnen oder verloren.
Der Verkaufsprozess startet in Outlook und endet im Planner
Der Verkaufsprozess beginnt in diesem Beispiel mit einer Mail von einem Interessenten. Diese Mail muss in den Planner übertragen werden, idealerweise manuell oder automatisiert. Im Planner haben wir für alle unsere Produkte Verkaufsprozesse als Vorlagen angelegt. Jede Anfrage wird zu einer Planner-Aufgabe (auch oft einfach Planner Task genannt), die von Bucket zu Bucket geschoben wird, je nachdem, wo im Prozess wir uns befinden.
Kollaboration, Kommunikation und Dokumentation im Planner-Prozess
Während des Verkaufsprozesses tauchen immer wieder kommunikative Themen auf. Diese sollten in den Kommentaren der Planner-Aufgabe dokumentiert werden. Die Kommentare sind erst sichtbar, wenn der Plan mit jemand anderem geteilt wurde.
Grafische Auswertungen im Planner können dir helfen, den Überblick zu behalten. Die unterschiedlichen Möglichkeiten hierzu haben wir dir im Video nochmals deutlich genauer hinterlegt und du findest dich beim „Nachmachen“ sicherlich schnell zurecht.
Termin-Integration in Outlook
Nun sprachen wir zu Beginn des Blogs und auch des passenden Videos vor allem von Fälligkeitsdaten und Terminen, die man lieber nicht vergessen sollte, da sie zum Teil „lebenswichtig“ für dich und dein Unternehmen sind. Somit der Titel „Lifesaver“, denn wichtige Kunden zu vergessen, kann deinem Unternehmen tatsächlich sehr schaden. Wichtige Aufgaben und Fälligkeitsdaten sollten daher am besten in deinen Outlook-Kalender integriert werden. Dies ist nun wieder möglich, nachdem die Funktion im Planner Remake verloren gegangen war. Du kannst nun den Plan veröffentlichen und den Link in deinen Outlook Kalender einfügen.
👆 DOCH ACHTUNG: Jeder, der diesen Link hat, kann die Planner-Daten auch vollständig einsehen.
Ob du nun lieber alle deine Pläne und damit vermutlich recht viele Aufgaben mit im Outlook-Kalender integriert haben möchtest oder lieber nur die dir zugewiesenen Tasks, das überlassen wir dir. Denn letztlich sind Termin-Planungen individuell wie wir Menschen selbst.
Fazit & Danke für dein Abo und Feedback
Mit der Integration von Planner in Outlook vergisst du keine Fälligkeitsdaten mehr. Du kannst alle dir zugewiesenen Aufgaben in deinen Outlook Kalender holen und behältst so immer den Überblick. Wenn dir dieses Thema weitergeholfen hat, lass uns gerne ein Feedback da, am besten bei Youtube. Hier schauen wir uns alle Kommentare sehr gern an und freuen uns auch immer über neue Idee oder Ansätze für ein neues Video.
PS: Schau dir auch unser Video „Von Outlook zu Planner“ an, um Aufgaben automatisiert zu Planner zu bekommen.
Alles Liebe und bis zum nächsten Mal!
Sarah und das Team Veroo
