MICROSOFT COPILOT TUTORIAL

Der KI-Zug rauscht quasi an dir vorbei und du fühlst dich überrumpelt von all den Inofs und den neuen Technologien?

Wir können dich bestens verstehen, doch mit etwas Hilfe und kleinen Schritten kommst du easy in das Thema Copilot rein.
In diesem Blog findest du alle Schritte, um ohne Vorkenntnisse erfolgreich mit Copilot, der KI in Microsoft 365, zu arbeiten. Viel Erfolg beim Testen von Copilot.

 Im aktuellen Video auf Youtube erklärt dir Timo, wie du in einfachen Steps Copilot im Arbeitsalltag integrieren kannst. Schau dir das Tutorial gern an und probier dich nebenbei aus. 👇

👇Das könnt ihr in dem Blog nachlesen

HILFE, SO VIEL TECHNOLOGIE

Buzzwords wie Automation, AI, KI, GPT und Digital Workplace machen dir das Leben schwer, denn du willst eigentlich nur dein Zeug abarbeiten, bist hier ganz zufrieden und kamst bislang auch gut zurecht. Nun kommt all diese neue Technologie, stürmt deinen Arbeitsalltag und ist in allen Diskussionen Bestandteil.

Jeder Anfang ist schwer und wenn man nicht der mega Tech-Freak ist, sträubt man sich manchmal auch ganz gern gegen Neues in dieser Welt. Aus Erfahrung können wir jedoch sagen: Es wird immer intuitiver, immer einfacher in der Anwendung und bringt tatsächlich viel Effizienz und Produktivität. Du kannst nämlich die Aufgaben, die oftmals mühselig sind abgeben und die KI kann dich unterstützen. Sie steckt zwar noch in den Kinderschuhen, aber genau deswegen ist jetzt genau die richtige Zeit zu beginnen.

TRAU DICH - EIN TUTORIAL FÜR DICH

Wir sind Microsoft Experten und unser Daily Business dreht sich eigentlich nur um die Cloud, die KI, digitale Prozesse und all diese Dinge, die dir Angst bereiten. Vor allem jedoch sind das alles Tools – sprich Werkzeuge, erschaffen, um dir deine Arbeit einfacher zu machen. Und das tun sie, wenn du es zulässt und dich darin etwas weiterbildest.
Wir zeigen dir heute, was Copilot eigentlich ist, in welchen deiner bekanntesten Programme, wie zb. Word, Outlook oder Excel, du dich zuerst probieren kannst, wobei dir die KI helfen kann und natürlich auch, warum das doch nicht ganz unwichtig ist, hier am Ball zu bleiben. Gib nicht gleich auf, die Produktivität kommt mit deiner eigenen Sicherheit…

Kleiner Productivity-Hack von Sarah:

PS: „Dieser Blog wurde tatsächlich nicht von einer KI verfasst, sondern von mir, Sarah. Das Transkript jedoch hab ich mir vorher von Katharina rausrechnen lassen (Katharina ist unsere Video-Editorin im Team), das geht in wenigen Sekunden. So habe ich eine Vorlage und kann, ohne das Video zum Blog 20-fach anzuhören, loslegen den Blog zu schreiben. Zeitersparnis: Ca. 2-3 Stunden?!  Ich könnte nun die KI noch bitten mir den Blog zu schreiben, ihr sogar das vorherige Skript hinzugeben, doch fehlt mir dann die Besonderheit der jeweiligen Persönlichkeit und deren ganz eigene Formulierung, die ich als begeisterte „Vielleser- und -schreiberin“ dann doch herauslese.“

SO STARTEST DU MIT COPILOT

👉 1. Outlook und Copilot

02:04 Wir beginnen mit der E-Mail. Die E-Mail ist noch immer nicht wegzudenken und stresst uns gelegentlich von morgens bis abends, da wir von außen gesteuert werden. Sprich, die Nachrichten landen chronologisch im Posteingang, zunächst mal wie in einem großen Eimer, und der, der als letztes geschrieben hat, hat optisch zunächst die höchste Prio.

Hier kann uns Copilot helfen, die KI findest du allerdings aktuell (stand Mai/Juni 2024) nur in der neuen Outlook-Version oder in Outlook for the web. Wie du dorthin gelangst, erklärt dir Timo bildlich im Video, klick dort gern rein und sieh nach. Eine schöne Möglichkeit die KI zu nutzen, ist hier zum Beispiel das „Zusammenfassen“. 👇

Denn bei langen E-Mails oder ganzen Mail-Ansammlungen von weitergeleiteten Mails kann die Quintessenz meist deine Probleme lösen, ohne hier unnötig viel Zeit hineinzustecken. Auch E-Mails formulieren, antworten oder anpassen kann mit Copilot wirklich Spaß machen. Probiere das auf Basis des Videos ganz einfach mit einer unkomplizierten Mail aus. Auch hier muss es nicht immer der erste Entwurf sein, der für dich passend ist – sondern je weiter du deine Anweisungen, die „Prompts“, im Detail formulierst, desto besser wird dein Ergebnis.

👉 2. Outlook auf dem Smartphone: E-Mails mit KI generieren

05:46 Ein sehr geniales Goodie ist, dass nicht nur Outlook for the Web oder das neue Outlook den Copilot integriert haben, sondern auch auf dem Mobiltelefon hast du den Copilot zur Verfügung. Das natürlich nur, wenn du dort für deine Mails die Outlook App verwendest. Das als kleiner Seitenhieb von Timo im Video an mich (Sarah 😊 ). Ich nutze vor allem zur Suche nämlich oftmals gern die App des Iphones und bleibe dann dort hängen.

Wenn nun jedoch Copilot ins Spiel kommt, wird die Outlook App besonders interessant, weil gerade, wenn wir mobil unterwegs sind, dann ist es nicht jedermanns Sache, lange E-Mails zu schreiben. Schade eigentlich, denn Zeit ham wir ja – nur ist das Tippen so unangenehm auf dem kleinen Ding. Hier nutzt Timo unglaublich gern die Hilfe der KI, um freundliche und saubere E-Mails zu schreiben mit Formulierungen, die ihm, aber auch dem Geschäftspartner passen, ohne dass man merkt, dass sie rasch am Smartphone geschrieben wurden.

Das Bild links zeigt die Desktopansicht, während das rechte Bild die Ansicht vom Handy darstellt. 👇

👉 3. Termine einfügen - Kalenderzugriff

06:40 Bleiben wir bei der Mail, die noch immer eines der wichtigsten, sehr fundierten und dem Brief ähnlich genutzten, Kommunikationsmittel bleibt. Vor allem, wenn man im Kundenkontakt steht. Wenn man sich nun mit etwas Übung an die Formulierung von Mails am Smartphone gewöhnt hat, so lässt sich beispielsweise super probieren mittels Klammern einen Bereich zu schaffen, in welchem ich der KI dann sage: „Hey, füge mir doch hier bitte 5 mögliche Termine ein“. 👇

Da Copilot über den Microsoft Graph in diesem Kontext auch auf deinen Kalender Zugriff hat, kann dieser reinschauen und prüfen, welche Termine dort frei sind und schon hast du einen ersten Vorschlag und hast wieder n paar Minuten gespart.

👉 4. Terminvorbereitung mit Copilot

07:44 Kundentermine und wichtige Meetings sind Basis der Zusammenarbeit – ohne Kommunikation und ohne Besprechungen kein Geschäftsleben. Termine mit einem Kollegen, dem Chef oder auch dem Kunden vorzubereiten nimmt doch gut und gern einiges an Zeit in Anspruch, wenn man’s gut macht (natürlich 😊).

Hier kannst du den Copilot bitten oder fragen, wie du dich am besten für diesen Termin vorbereiten kannst und welche Informationen er zu Kollege XY, zu Thema XY oder zu dieser E-Mail findet. Und das machst du am besten im Microsoft 365 Copilot Chat. Um hierher zu gelangen, gehst du am besten auf deine Teamsseite und dort jetzt gibt es nun zwei mögliche Stellen, wo du das finden kannst. Manchmal hast du den Copilot Chat schon links in deiner Navigation direkt im Zugriff oder aber du gehst einfach in den Chat und suchst dort nach Copilot. Hier kannst du jetzt ähnlich wie bei Chat GBT direkt mit der KI interagieren und kannst sämtliche Dinge fragen, natürlich auch nach deinen freien Kalendereinträgen, aber auch nach bestimmten Themen wie. „Welche Inhalte habe ich mit Kollege Y in der letzten Zeit besprochen? Wie kann ich mich auf Termin XY vorbereiten?“ 👇

👆 Hinweis:

Schau dir das gern auch im Video an. Denn immer, wenn du mit dem Chat interagierst, solltest du diesen in einem separaten Fenster öffnen. Wenn du nämlich dann die Antworten von ihm bekommst, ist der Copilot ja so nett und referenziert die gefundenen E-Mails, Chats, Beiträge und News, die er so finden kann, mit kleinen Links. Wenn du anschließend darauf klickst, geht genau das in einem neuen Fenster auf und du verlierst nicht deine Copilot Unterhaltung, sonst musst du immer wieder hin und her springen.

👉 5. Nachrichten speichern - Bookmarks ersetzen

09:48 Die guten alten „Booksmarks“ in Teams, mit welchen du Nachrichten speichern und sozusagen für später notieren konntest, die gibt es so nicht mehr. Auch hier können Copilot und Copilot Chat helfen, indem wir einfach fragen:

„Wo habe ich denn noch Beiträge, auf die ich in der letzten Woche nicht geantwortet habe?“ Und die KI wird dir alle unbeantworteten Beiträgen von dir in einer Liste sauber aufschlüsseln. Super hilfreich, super easy und definitiv einen Versuch wert. 👇

👉 6. Copilot und die Office Dienste

Kommen wir vom Chat nun zu den bekannten Office Tools, denn auch hier steht Copilot zur Verfügung und du kannst ihn eigentlich wunderbar nutzen. Timo hat dir zwei Anwendungsfälle rausgesucht, die besonders am Anfang recht interessant sein können.

👇 6.1 Word

10:25 Wenn du Word-Dokument erstellen möchtest, kannst du mittlerweile mit dem neuesten Update direkt in Word mit dem Copilot interagieren und dir erstmal ein Inhaltsverzeichnis geben lassen oder eine Struktur zum Dokument. Sprich da einfach mit der KI, sag ihr, was du haben möchtest und wundere dich anfangs nicht, dass oftmals auch einiges an Mist dabei ist.
Doch mit einem weißen Papier zu starten ist allemal schwerer als mit einer kurzen, stichpunktartigen Auflistung und Struktur, die ausbaubar ist. 👇

Indem du Abschnitt für Abschnitt durchgehst, nutzt du die KI gezielt und lässt dir interaktiv zu den einzelnen Blöcken Themen im Web recherchieren, alles umformulieren, diese weiter ausbauen und arbeitest dich so Stück für Stück voran. Je besser deine Prompts werden, desto besser wird die KI dir zuarbeiten.

👇 6.2 Excel

11:40 Klar, Excel gehört definitiv zum Alltag der meisten Digital Worker dazu, jeder kennt es – kaum einer zu 100 % – das ist jedoch genau der springende Punkt, denn das kann die KI für dich erledigen. Daten, Zahlen, Datenanalyse kommen hier in den Fokus und man kann Copilot hier vorrangig auf zwei Arten nutzen.
Wenn ich bereits eine Tabelle habe, kann ich ihn ganz einfach zu meinen Daten befragen, mit Fragen wie: „Wie ist der Durchschnitt von XY“, „Wer hat diese markanten Dinge getan“ oder ähnliche. Ich kann durch sprachliche Eingabe im Grunde alles herausfinden, was ich normalerweise über Formeln und Filter an Daten, Erkenntnissen herausfinden kann.
Wenn ich Copilot zum Bespiel frage was denn der Mittelwert von allen Kampagnen ist, die ich geschaltet habe, dann spuckt er mir sogar unmittelbar ein Pivot Diagramm aus. Das ist natürlich absolut genial. 👇

FAZIT: WOW POTENZIAL

Nachdem wir anfangs doch etwas mürrisch dem neu integrierten Chat GPT Abwandler entgegenstanden, sind wir von Tag zu Tag mehr begeistert. Die KI ist nicht besonders günstig und kommt mit knapp 30€ pro Lizenz pro Monat schon an eine Grenze, die so manchen Unternehmer zunächst einmal zurückschrecken lässt.
Dennoch ist es ein Spaß, der nicht einfach ignoriert werden sollten, denn „KI wird nicht an dir und an mir vorbeirauschen können“!!! 

Hier müssen wir einfach mit am Ball bleiben, den Tatsachen ins Auge sehen und verstehen, dass KI, wie der elektrische Stom oder das Automobil, neue Errungenschaften sind und waren, die so manchem in der Anfangsphase nicht passten, jedoch, einmal veröffentlicht, nie mehr von der Bildfläche verschwinden werden.

Have fun – beim Testen.

Sarah und Timo und das gesamte Veroo Team

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