So nutzt ihr Microsoft OneNote effizient im Team #Kollaboration

Es gibt gar viele Beiträge und Feature-Beschreibungen zu OneNote, was es nicht gibt sind zahlreiche Alltagsbeispiele, wie ihr OneNote genial als Kollaboration-Tool nutzen könnt. OneNote macht Kollaboration mit digitalen Notizen auf allen Geräten in Echtzeit möglich, was unserem alten schwarzen Notizbuch einen ziemlichen Seitenhieb verpasst. Notizen können hier sowohl handschriftlich, als auch mit Tastatureingabe hinterlegt, geteilt, kommuniziert, strukturiert und kommentiert werden – sogar das Suchen der Handschrift wird möglich, was das Ganze noch genialer macht. Wer das unendliche Zettel- und Notizchaos kennt wird sich über diese Funktion besonders freuen. Wir haben unsere 9 Lieblingsfeatures für digitale Zusammenarbeit mit dem Notizbuch zusammengefasst, all das mit dem Fokus auf #TEAMWORK.

00:32 Wenn das Team gemeinsam an einem OneNote Notizbuch arbeiten soll, dann müssen auch alle darauf Zugriff haben. Das macht ihr ganz einfach über Microsoft Teams. Ihr geht über den Kanal, oben eine neue Registerkarte (Tab) einfügt. Entweder legt ihr dann über die OneNote-App ein neues Notizbuch an, oder aber ihr wählt ein bereits bestehendes und hängt dies dort oben ein. So hat das ganze Team Zugriff und auch den Button zum Weg dorthin direkt im Blick.

TIPP #2 – Wie kommen die Kollegen in ein bestehendes Notizbuch

01:19 Nun besteht die Möglichkeit, dass ihr bereits in einem Notizbuch gearbeitet habt, dies jedoch nicht über Teams. Vielleicht lag es auf eurem Smartphone, oder wo auch immer, ihr hattet die App und nutzt das dort. Nun wollte ihr es kollaborativ nutzen mit eurem Team. Wichtig zu wissen ist hierfür, dass OneNote nichts anderes ist als eine „Datei“ und genau so kann man sich die Handhabung auch vorstellen. Oftmals liegt diese in OneNote. Wenn ihr also in Eurem Notizbuch seid geht ihr oben über den lila Button auf „Teilen“. Diesen Dialog, der dann auftaucht ist euch vielleicht bekannt von anderen Anwendungen mit Dateien in Microsoft 365, oder auch speziell in OneDrive. Nämlich immer dann, wenn ihr Dateien freigebt.
Hier gebt ihr immer das ganze Notizbuch frei, indem ihr die Email-Adressen eurer Kollegen freigebt.

VERWALTEN UND TEILEN IN ONENOTE

02:11 Teilen bedeutet in Microsoft 365 immer „Zugriff zu verwalten“. Das ist also hierbei sehr wichtig zu wissen, denn wenn wir dieses, unser Notizbuch freigeben, dann geben wir es tatsächlich komplett frei.

02:30  Wer hat denn bereits Zugriff? Das ist bei gewissen Notizbüchern eine wichtige und berechtigte Frage, vor allem im Hinblick auf den vorigen Tipp. Sprich mit dem Wissen, dass man bei der Freigabe immer alles freigibt. Wenn hier wichtige und sensible Daten und Notizen liegen kann es durchaus Sinn machen dies ab und an zu prüfen. Auch hier geht dies über den Teilen-Button, hier klickt man wieder oben rechts im Eck drauf. Hier erscheint ein kleines Menü, man geht auf den Befehlt „Zugriff verwalten“ und man sieht eine Übersicht mit Personen, Gruppen und Links, welche einzeln aufklappbar sind und die Personen dementsprechend erscheinen und auch bearbeitet werden können.

03:25 Nun ist es oftmals so, dass es einzelnen Bereiche in Notizbüchern gibt, die durchaus sensibel sind, es jedoch zu wenig ist, um ein ganz neues Notizbuch hierfür anzulegen. Insofern sollte diese Überlegung im Vorfeld stattfinden, wie Notizbücher aufgeteilt werden. Allerdings gibt es hierzu einen kleinen Trick, um bestimmte Bereiche zu schützen mit einem Passwort. Dieser ist nicht zu 100% wasserdicht, jedoch hilft er zunächst einigermaßen Bereiche abzugrenzen und zu schützen. Die Hierarchie eines Notizbuches sieht wie folgt aus: Es gibt Abschnittsgruppen, dann gibt es Abschnitte, Seiten und Unterseiten. Der Passwortschutz eines Abschnitts ist möglich.

04:28 Die Nachverfolgung von Änderungen durch Teammitglieder spielt bei der Kollaboration natürlich immer eine Rolle. Denn, wenn ich mit mehreren Personen in einer Datei, hier also in einem Notizbuch, Änderungen vornehmen sollte mein Teamkollege wissen, was genau nun verändert wurde, um das Ganze nachvollziehen zu können. Das geht relativ einfach über die Funktion der „Versionen von Seiten“ anzeigen zu lassen. Wenn ihr also eine Seite ausgewählt habt kommt ihr per Rechtsklick in ein Menü, ganz unten findet ihr den Befehl „Versionen anzeigen“. Hier bekommt man dann eine Übersicht angezeigt mit Menücharakter, in welcher die Versionen dargestellt sind. 

05:21 Eine von Sarahs Lieblingsfunktion ist neben der Möglichkeit auf dem Ipad alles via Handschrift notieren zu können – dass all das auch in der Suche wieder gefunden werden kann. Und auch Suchen will gelernt sein, daher unser Zusatztipp: mit Strg + F kommt Ihr zur Suche, oben rechts im Eck findet ihr ein Eingabefeld „Notizbücher durchsuchen“ mit Drop Down-Möglichkeit. Hier besteht dann die Möglichkeit auszuwählen, ob man in allen Notizbüchern suchen möchte, nur in Abschnitten oder auf dieser speziellen Seite etc. Das geht wie gesagt auch mit der Handschrift.

TIPP #7 – STRUKTUR, SEITENVORLAGEN UND ONENOTE TEMPLATES

06:14  Wer kennt es nicht, die never ending Doumente, vor allem dann, wenn die Handschrift ins Spiel kommt, die vollkommen ohne Struktur und während des Meetings in Chaos-Notizen enden. Dies soll natürlich nicht passieren, vor allem lange Dokumente sollten besonders gut strukturiert werden und hier kommen die Templates oder Seitenvorlagen ins Spiel. 

Wenn mehrere Teammitglieder in einem Notizbuch arbeiten und alles später in gewisser Form vorliegen soll bietet OneNote mit Vorlagen eine geniale Möglichkeit auch bei wiederkehrender Verwendung für bestimmte Themen (Protokolle, Meetings, kleinere Projekte etc.). Hierfür gibt es für OneNote online bereits Vorlagen, die es zum Download gibt, oder aber man kann eigene Vorlagen erstellen und einfügen.

EIGENE VORLAGEN IN ONENOTE ERSTELLEN

08:40 Kollaboration mit OneNote bedeutet auch, dass man zusätzlich zu den besprochenen Notizen kommunizieren. Hierzu können in MS Teams Beiträge erstellt werden, die mit Links zur einzelnen Seite, oder aber auch Abschnitten aus OneNote verlinkt werden. Hierzu kann dann kommuniziert werden.

MS TEAMS UND PLANNER MIT ONENOTE

Ein Beispiel wäre: „Ok, ich habe die Änderungen eingetragen zu Projektstand XY“, und der Kollege oder die Kollegin wissen Bescheid.  Ein weiteres Beispiel ist die Anwendung von OneNote mit Planner, die Notizen zu einzelnen Tasks dort zu verlinken macht Sinn, genauso natürlich anders herum, kann man in einem Notizbuch mehrere Planneraufgaben mit Link einbetten und hierzu Text, Bild oder anderes an Notizen vermerken.

ABSCHNITTE ODER SEITEN IN EIN ONENOTE-INHALTSVERZEICHNIS ANLEGEN

10:23 Wenn man OneNote auf dem Desktop installiert hat kann man anstatt ein PDF zu drucken aus einer beliebigen Datei den OneNote Drucker verwenden. Hier wird die Datei dann als Grafik in OneNote geöffnet und man kann ohne etwas an der Urdatei zu ändern, diese in OneNote mit den entsprechenden Notizen versehen.

Wenn man dann das Problem hat, dass wenn man ein Bild einfügt und gerade am korrigieren ist und das Bild dabei verrutscht, dann haben wir auch hier die Lösung: Ihr geht mit Rechtsklick auf das Bild, wählt „Als Hintergrund festlegen“ und das Ganze wird fixiert und rutscht beim Korrigieren nicht mehr weg.

Beste Grüße von Team Veroo, das waren 9 geniale Features zu OneNote, schaut gern online auf Youtube vorbei oder besucht uns auf Instagram. Ich hoffe ich konnte das Ganze für Euch verständlich übersetzen. Viel Spaß beim Probieren und…

Beste Grüße,

Sarah

In diesem Video und dazugehörigen Blog zeigen wir Euch, um was sich die IT und Cloudwelt 2024 so drehen wird. Allesamt Themen, die wir nach und nach für Euch aufarbeiten wollen und sie mit wertvollem Content und Tipps aus dem IT-Alltag darstellen werden. Zum Video geht´s über folgende Grafik, zum BLOG GEHT ES HIER LANG.

Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!