So nutzt ihr Microsoft OneNote effizient im Team #Kollaboration

Es gibt gar viele Beiträge und Feature-Beschreibungen zu OneNote, was es nicht gibt sind zahlreiche Alltagsbeispiele, wie ihr OneNote genial als Kollaboration-Tool nutzen könnt. OneNote macht Kollaboration mit digitalen Notizen auf allen Geräten in Echtzeit möglich, was unserem alten schwarzen Notizbuch einen ziemlichen Seitenhieb verpasst. Notizen können hier sowohl handschriftlich, als auch mit Tastatureingabe hinterlegt, geteilt, kommuniziert, strukturiert und kommentiert werden – sogar das Suchen der Handschrift wird möglich, was das Ganze noch genialer macht. Wer das unendliche Zettel- und Notizchaos kennt wird sich über diese Funktion besonders freuen. Wir haben unsere 9 Lieblingsfeatures für digitale Zusammenarbeit mit dem Notizbuch zusammengefasst, all das mit dem Fokus auf #TEAMWORK.

INHALT

Zusammenarbeit in den Unternehmen bekommt mit Microsoft 365 und dem bunten Baukasten an genialen Tools für Modern Work eine vollkommen neue Dimension. Man muss allerdings wissen wie. Von der Erstellung und Nutzung von Notizbüchern in Microsoft Teams bis hin zu deren effektiver Organisation und Sicherung haben wir euch einige praktische Alltags-Tipps mit in diesen Blog und das dazugehörige Video gepackt, die für jeden direkt umsetzbar und im Team nutzbar sind. Die Zugriffsverwaltung und der Schutz sensibler Daten, Einblicke, wie Sie Änderungen nachverfolgen und Informationen suchen können – der geniale Unterschied zum Notizzettel, der sich auf dem Schreibtisch häuft ist ganz klar, dass hierbei auch die Handschrift gesucht werden kann. Microsoft Teams als zentrale Plattform für den Austausch darf dabei nicht fehlen, natürlich gibt´s auch hierzu Infos und so bieten diese 9 Lieblingsfeatures geniale Productivity Hacks für jeden Team. 

JUMP INTO VIDEO

Als kleinen Hinweis für dich als Leser: Über die kleinen blau interlegten Zahlen hier zum Beginn jedes Textblocks, kannst du direkt zur Stelle im Youtube-Video springen, in welcher wir den dazugehörigen Tipp verarbeiten.

TIPP #1 – Wo finde ich OneNote

00:32 Wenn das Team gemeinsam an einem OneNote Notizbuch arbeiten soll, dann müssen auch alle darauf Zugriff haben. Das macht ihr ganz einfach über Microsoft Teams. Ihr geht über den Kanal, oben eine neue Registerkarte (Tab) einfügt. Entweder legt ihr dann über die OneNote-App ein neues Notizbuch an, oder aber ihr wählt ein bereits bestehendes und hängt dies dort oben ein. So hat das ganze Team Zugriff und auch den Button zum Weg dorthin direkt im Blick.

TIPP #2 – Wie kommen die Kollegen in ein bestehendes Notizbuch

01:19 Nun besteht die Möglichkeit, dass ihr bereits in einem Notizbuch gearbeitet habt, dies jedoch nicht über Teams. Vielleicht lag es auf eurem Smartphone, oder wo auch immer, ihr hattet die App und nutzt das dort. Nun wollte ihr es kollaborativ nutzen mit eurem Team. Wichtig zu wissen ist hierfür, dass OneNote nichts anderes ist als eine „Datei“ und genau so kann man sich die Handhabung auch vorstellen. Oftmals liegt diese in OneNote. Wenn ihr also in Eurem Notizbuch seid geht ihr oben über den lila Button auf „Teilen“. Diesen Dialog, der dann auftaucht ist euch vielleicht bekannt von anderen Anwendungen mit Dateien in Microsoft 365, oder auch speziell in OneDrive. Nämlich immer dann, wenn ihr Dateien freigebt.
Hier gebt ihr immer das ganze Notizbuch frei, indem ihr die Email-Adressen eurer Kollegen freigebt.

VERWALTEN UND TEILEN IN ONENOTE

02:11 Teilen bedeutet in Microsoft 365 immer „Zugriff zu verwalten“. Das ist also hierbei sehr wichtig zu wissen, denn wenn wir dieses, unser Notizbuch freigeben, dann geben wir es tatsächlich komplett frei.

TIPP #3 – Wer hat bereits Zugriff?

02:30  Wer hat denn bereits Zugriff? Das ist bei gewissen Notizbüchern eine wichtige und berechtigte Frage, vor allem im Hinblick auf den vorigen Tipp. Sprich mit dem Wissen, dass man bei der Freigabe immer alles freigibt. Wenn hier wichtige und sensible Daten und Notizen liegen kann es durchaus Sinn machen dies ab und an zu prüfen. Auch hier geht dies über den Teilen-Button, hier klickt man wieder oben rechts im Eck drauf. Hier erscheint ein kleines Menü, man geht auf den Befehlt „Zugriff verwalten“ und man sieht eine Übersicht mit Personen, Gruppen und Links, welche einzeln aufklappbar sind und die Personen dementsprechend erscheinen und auch bearbeitet werden können.

TIPP #4 – ABSCHNITTE MIT PASSWORT SCHÜTZEN

03:25 Nun ist es oftmals so, dass es einzelnen Bereiche in Notizbüchern gibt, die durchaus sensibel sind, es jedoch zu wenig ist, um ein ganz neues Notizbuch hierfür anzulegen. Insofern sollte diese Überlegung im Vorfeld stattfinden, wie Notizbücher aufgeteilt werden. Allerdings gibt es hierzu einen kleinen Trick, um bestimmte Bereiche zu schützen mit einem Passwort. Dieser ist nicht zu 100% wasserdicht, jedoch hilft er zunächst einigermaßen Bereiche abzugrenzen und zu schützen. Die Hierarchie eines Notizbuches sieht wie folgt aus: Es gibt Abschnittsgruppen, dann gibt es Abschnitte, Seiten und Unterseiten. Der Passwortschutz eines Abschnitts ist möglich.

TIPP #5 – VERÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN – VERSIONIERUNG

04:28 Die Nachverfolgung von Änderungen durch Teammitglieder spielt bei der Kollaboration natürlich immer eine Rolle. Denn, wenn ich mit mehreren Personen in einer Datei, hier also in einem Notizbuch, Änderungen vornehmen sollte mein Teamkollege wissen, was genau nun verändert wurde, um das Ganze nachvollziehen zu können. Das geht relativ einfach über die Funktion der „Versionen von Seiten“ anzeigen zu lassen. Wenn ihr also eine Seite ausgewählt habt kommt ihr per Rechtsklick in ein Menü, ganz unten findet ihr den Befehl „Versionen anzeigen“. Hier bekommt man dann eine Übersicht angezeigt mit Menücharakter, in welcher die Versionen dargestellt sind. 

TIPP #6 – SUCHE DER HANDSCHRIFT IN ONENOTE

05:21 Eine von Sarahs Lieblingsfunktion ist neben der Möglichkeit auf dem Ipad alles via Handschrift notieren zu können – dass all das auch in der Suche wieder gefunden werden kann. Und auch Suchen will gelernt sein, daher unser Zusatztipp: mit Strg + F kommt Ihr zur Suche, oben rechts im Eck findet ihr ein Eingabefeld „Notizbücher durchsuchen“ mit Drop Down-Möglichkeit. Hier besteht dann die Möglichkeit auszuwählen, ob man in allen Notizbüchern suchen möchte, nur in Abschnitten oder auf dieser speziellen Seite etc. Das geht wie gesagt auch mit der Handschrift.

TIPP #7 – STRUKTUR, SEITENVORLAGEN UND ONENOTE TEMPLATES

06:14  Wer kennt es nicht, die never ending Doumente, vor allem dann, wenn die Handschrift ins Spiel kommt, die vollkommen ohne Struktur und während des Meetings in Chaos-Notizen enden. Dies soll natürlich nicht passieren, vor allem lange Dokumente sollten besonders gut strukturiert werden und hier kommen die Templates oder Seitenvorlagen ins Spiel. 

Wenn mehrere Teammitglieder in einem Notizbuch arbeiten und alles später in gewisser Form vorliegen soll bietet OneNote mit Vorlagen eine geniale Möglichkeit auch bei wiederkehrender Verwendung für bestimmte Themen (Protokolle, Meetings, kleinere Projekte etc.). Hierfür gibt es für OneNote online bereits Vorlagen, die es zum Download gibt, oder aber man kann eigene Vorlagen erstellen und einfügen.

EIGENE VORLAGEN IN ONENOTE ERSTELLEN

07:01 Wenn ihr eine perfekt entworfene und ansprechend strukturierte Vorlage in OneNote erstellt habt müsst ihr diese zunächst abspeichern. Das geht, wenn ihr oben im Menü auf „Einfügen“ und dann Seitenvorlagen geht. Hier könnt ihr dann ganz unten rechts den Befehl wählen „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“. In der Eingabemaske, die sich nun öffnet, definiert ihr einen Namen für diese Vorlage und findet diese dann zukünftig beim Aufrufen der Seitenvorlagen auch dort.

VON ANDEREN BESTEHENDE ONENOTE TEMPLATES NUTZEN

07:56 Auch das geht, allerdings auf Umwegen, da die Templates/diese Seitenvorlagen nicht an zentraler Stelle abgelegt werden können – zumindest ist das Stand heute so. Es steht also diese Vorlage nicht sofort zur Verfügung. Wir arbeiten hier über folgenden Trick:
Wir erstellen einen Abschnitt „Vorlagen“ im gemeinsamen Team-Notizbuch. Dort werden die Vorlagen abgelegt. Jeder kann sich dann diese Vorlagen dort öffnen und unter seinen eigenen Vorlagen, wie im Schritt davor dokumentiert, nochmals ablegen.

TIPP #8 – INHALTSVERZEICHNUNG UND LINKS IN ONENOTE

08:40 Kollaboration mit OneNote bedeutet auch, dass man zusätzlich zu den besprochenen Notizen kommunizieren. Hierzu können in MS Teams Beiträge erstellt werden, die mit Links zur einzelnen Seite, oder aber auch Abschnitten aus OneNote verlinkt werden. Hierzu kann dann kommuniziert werden.

MS TEAMS UND PLANNER MIT ONENOTE

Ein Beispiel wäre: „Ok, ich habe die Änderungen eingetragen zu Projektstand XY“, und der Kollege oder die Kollegin wissen Bescheid.  Ein weiteres Beispiel ist die Anwendung von OneNote mit Planner, die Notizen zu einzelnen Tasks dort zu verlinken macht Sinn, genauso natürlich anders herum, kann man in einem Notizbuch mehrere Planneraufgaben mit Link einbetten und hierzu Text, Bild oder anderes an Notizen vermerken.

ABSCHNITTE ODER SEITEN IN EIN ONENOTE-INHALTSVERZEICHNIS ANLEGEN

Wichtig zu wissen ist, dass ihr wie oben bereits erwähnt nicht nur Seiten verlinken könnt, sondern auch einzelnen Abschnittsbereiche in einem Dokument. Man muss dann nicht die ganze Seite durchsuchen, sondern springt direkt an die richtige Stelle. Das ist Tipp 1, der zweite ist eine Art Inhaltsverzeichnis für ein Team zu erstellen, um Überblick über meine gesamten Notizen besser im Griff zu haben. Man hinterlegt also an zentraler Stelle in einem dafür vorgesehenen Notizbuch eine „Linksammlung“ mit den Links zu den wichtigsten Notizseiten und Themen.

TIPP #9 KORRIGIEREN UND NACH ONENOTE DRUCKEN

10:23 Wenn man OneNote auf dem Desktop installiert hat kann man anstatt ein PDF zu drucken aus einer beliebigen Datei den OneNote Drucker verwenden. Hier wird die Datei dann als Grafik in OneNote geöffnet und man kann ohne etwas an der Urdatei zu ändern, diese in OneNote mit den entsprechenden Notizen versehen.

Wenn man dann das Problem hat, dass wenn man ein Bild einfügt und gerade am korrigieren ist und das Bild dabei verrutscht, dann haben wir auch hier die Lösung: Ihr geht mit Rechtsklick auf das Bild, wählt „Als Hintergrund festlegen“ und das Ganze wird fixiert und rutscht beim Korrigieren nicht mehr weg.

Beste Grüße von Team Veroo, das waren 9 geniale Features zu OneNote, schaut gern online auf Youtube vorbei oder besucht uns auf Instagram. Ich hoffe ich konnte das Ganze für Euch verständlich übersetzen. Viel Spaß beim Probieren und…

Beste Grüße,

Sarah

6 KILLERTRENDS 2024 

In diesem Video und dazugehörigen Blog zeigen wir Euch, um was sich die IT und Cloudwelt 2024 so drehen wird. Allesamt Themen, die wir nach und nach für Euch aufarbeiten wollen und sie mit wertvollem Content und Tipps aus dem IT-Alltag darstellen werden. Zum Video geht´s über folgende Grafik, zum BLOG GEHT ES HIER LANG.

Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!

Sarah… und das Team von Veroo Consulting

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Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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