MS Planner, To Do und Project: Taskmanagement in einer Microsoft 365 App

Task-Management ist integraler Bestandteil des Arbeitsalltags in jedem Unternehmen. Mit KI-Modellen und innovativen Ansätzen für digitale Tools beginnt eine neue Ära. Microsoft hat diesen Trend rechtzeitig erkannt und startet mit dem neuen MS Planner, der die Tools To Do, Project und Planner vereint ein geniales Produktivitäts-Projekt in Sachen Aufgabenverwaltung. Innovativ, intelligent, effizient und intuitiv muss es sein, dass Arbeit fokussiert und strukturiert erledigt werden kann. Schon bald soll die neue super Lösung für Microsoft User verfügbar sein.

Inhalt: Microsoft

NEUES LEVEL FÜR AUFGABENVERWALTUNG

Laut einer Veröffentlichung von Microsoft verbringen durchschnittliche Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Kommunikation, satt sie sinnvoll und ergebnisorientiert zu nutzen. Genau genommen sind es wohl nahezu 60% – wobei ebenso viele sagen, dass die Task-Management-Tools, oder andere Tools für Kollaboration nicht wirklich matchen mit Ihrer Arbeitsweise im Team. Auch wir können aus eigener Erfahrung sagen, dass die Tools To Do, Planner und Project zwar alle Ihre Vorzüge haben, jedoch Aufgaben zum Teil verzettelt und ohne direkte Verbindung zueinander schwer zu koordinieren waren. Auch die Übersicht und Zusammenhänge von kleineren Aufgaben, täglichen To Does und der Zugehörigkeit zu großen Projekten grafisch wie logisch darzustellen war sehr schwierig. Auch der Einbezug von KI spielt natürlich bei der Erledigung einfacher Erledigungen, die zum Teil zeitaufwändig und manuell abgearbeitet werden mussten eine Rolle – auch das wurde beim neuen Planner aufgegriffen. Wie gut das Ganze dann funktioniert wird sich zeigen.

EINE APP FÜR ALLE TASKS UND PROJEKTE

Wie im vorigen Abschnitt erwähnt waren die Features für eine umfassendes Management von Aufgaben innerhalb der Microsoft 365 Welt sehr schwierig. Das, obwohl User sich grundsätzlich sehr gern innerhalb der M365 bewegen und sich nur ungern eine Drittanbieter-Lösung hinzuziehen. Pläne für kleinere Projektbereiche zu haben mit all den Features, die der Planner bietet, die Zuordnung zu größeren Projektstrukturen und Zeitmanagement-Ansichten und die einzelnen Aufgaben aus To Do wären wohl in der Tat der Königsweg. Ob dies dann auch noch mit der Integration von KI die nächste Generation von Task-Management-Lösungen bietet wird sich in der Anwendung zeigen.

Geplant ist genau das, alles in einer App, was eine unheimliche Erleichterung für die Unternehmen darstellen würde und im Grunde längst überfällig ist. Dies für unterschiedlichste Branchen mit zum Teil stark differenzierten Anwendungsfällen zu konzipieren ist kein einfaches Unterfangen.

DAS SAGT MICROSOFT ZUM NEUEN PLANNER 2024

Tatsächlich lässt sich Microsofts Statement hierzu in etwa so übersetzen:

„Wir bringen die Einfachheit von Microsoft To Do, die Zusammenarbeit von Microsoft Planner, die Leistungsfähigkeit von Microsoft Project for the Web und die Intelligenz von Microsoft Copilot in eine einfache Usererfahrung“.

Das klingt tatsächlich nach Vorfreude.

DER NEUE MS PLANNER IN TEAMS KOMMT ANGFANG 2024

Strategische Projektausrichtung gepaart mit übersichtlichen Einzelaufgaben und Projektplänen an einem Ort. Das Ganze soll 2024 erscheinen und dann auch recht schnell für alle in Microsoft Teams integriert verfügbar sein, die Webansicht und die Web-App folgt dann wohl etwas später im Jahr.

SIMPEL UND ÜBERSICHTLICH

Die Oberfläche wirkt durchaus bekannt und ermöglicht relativ simpel und einfach in der Anwendung die Auswahl von unterschiedlichen Plänen, To Do Listen oder auch Projektansichten direkt über die App, die in Teams integriert läuft.

Bildmaterial: Microsoft

FLEXIBILITÄT UND ZUORDNUNG ZU PROJEKTVERLÄUFEN

Die bekannte Ansicht der Planners wird auch hier gefunden, allerdings soll es mehr Vorlagen, Ansichten, Listen, Boards, Zeitachsen und Personalisierungen von Plänen geben. Auch Teamworkloads und benutzerdefinierte Bereiche sowie der Aufgabenverlauf in Bezug auf das Projekte (wie wir es in Project for the Web kennen) ist integriert und mit den Plänen verbunden.

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MIT POWER BI UND POWER AUTOMATE WORKFLOWS UND BERICHTE ERSTELLEN

Übersichtlichkeit und die grafische Darstellung von Projekten soll die Projektarbeit vereinfachen und effizienter gestalten. Der neue Planner ermöglicht basierend auf der Power Plattform bessere Ergebnisdarstellungen und Projektverläufe in zeitlicher Abhängigkeit zueinander, wie wir es von Project kennen – auch durch die Integration von Power BI oder /und die Konfigurierbarkeit von automatisierten Workflows mittels Power Automate soll noch mehr Produktivität und bessere Strukturierung durch Sichtbarkeit ermöglicht werden.

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KI UND WEITERE TOOLS

Natürlich wird die KI Copilot mit dem neuen Planner interagieren können und die Spracheingabe und Anweisung mittels Worten kann helfen Projektarbeit einfacher in der Anwendung zu machen. Allgemein soll der neue Planner natürlich mit MS Outlook, Teams, Viva Goals oder aber auch Loop interagieren und verbunden sein.

Wie genau all das dann aussehen soll werden wir sehen, sobald wir die App zur Verfügung haben und live und aus eigener Erfahrung darüber berichten können.

OneNote – das digitale Notizbuch für bessere Kollaboration nutzen

👉Dein altes Notizbuch in allen Ehren, OneNote macht Kollaboration mit Notizen auf allen Geräten in Echtzeit möglich. Notizen können hier sowohl handschriftlich, als auch mit Tastatur hinterlegt, geteilt, kommuniziert, strukturiert und kommentiert werden – sogar das Suchen der Handschrift wird möglich. Wir haben unsere 9 Lieblingsfeatures für digitale Zusammenarbeit mit dem Notizbuch zusammengefasst.

📹 JUMP INTO VIDEO:

00:00 Was ist eigentlich OneNote und wie nutze ich das?

00:29 Wo genau finde ich OneNote?

01:16 Wie kommen die Kollegen an das Notizbuch

02:11 Die Sache mit dem Zugriff

03:39 Schutz sensibler Daten in Notizbüchern

04:57 Wer hat das denn geändert? Wie finde ich was?

05:29 Effektive Suche in Notizbüchern

06:42 Notizenchoas vermeiden

08:30 In Arbeit integrieren

Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!

Sarah… und das Team von Veroo Consulting

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Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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