Mit drei Steps Cloud-Dateien besser managen
00:00 Das liebe Dateichaos kennst du sicherlich und das immer wiederkehrende Gefühl, dass du dort einiges optimieren könntest? Damit bist du nicht allein, sehr oft schieben wir dieses Thema viel zu lange vor uns her, dabei gibt’s hier einige Tipps und Tricks, die uns den Alltag und unsere Datei-Verwaltung doch sehr erleichtern können. Wir haben drei Steps zusammengetragen, wie du besser und schneller mit Cloud-Dateien, also sprich mit Dateien im Microsoft Teams und OneDrive, arbeiten kannst.
Für Videofans gibt’s das Ganze natürlich im Youtube-Format 👇
👉 Um was geht's in diesem Blog?
Dateien in Gruppen, Teams, Meetings, Mails
00:40 Wir arbeiten den ganzen Tag über mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Dateien, kaum etwas wird nicht als Dokument oder Datei hinterlegt und dank der Cloud wird Arbeit zentral und und von überall aus möglich. Das bedeutet aber, dass die Cloud-Dateien in Gruppen bearbeitet und geteilt werden, die Ablage dementsprechend passen muss, sie zum Teil an Externe per Mail rausgehen, etc. Die Wege sind vielseitig und die Strukturen nicht immer klar. Den Überblick zu behalten und eine gute Struktur zu etablieren, will also gelernt sein. Genau deshalb stellen wir euch heute diese drei wertvollen Produktivitäts-Tipps vor.
👉 Tipp 1: Nutze den OneDrive Sync
01:15 Was genau ist der OneDrive Sync und was passiert dabei? Im Prinzip synchronisiert er ganze Ordner, ganze Teams in MS Teams mitsamt der Daten dort auf deine lokale Festplatte, sodass du sie immer schnell in jedem Dialog zur Verfügung hast. Du kannst natürlich aber auch SharePoint-Ordner (MS Teams Ordner sind ja nichts anderes wie SharePoint-Ordner) synchronisieren und hast diese dann ebenfalls schnell im Zugriff.
Ein Inhaltsverzeichnis deiner Cloud-Dateien
01:36 Der OneDrive Sync ist sozusagen das Tool, das dir die Daten, die in der Cloud liegen, auf deinen PC holt. Wer nun Angst um seinen Festplattenspeicher hat, den können wir beruhigen, denn genau das ist ja das Geniale an der Cloud und OneDrive. Der OneDrive-Sync holt sich nämlich erstmal das „Inhaltsverzeichnis deiner ganzen Dateien“ und erst, wenn du die Datei tatsächlich brauchst oder öffnest, wird diese von Teams heruntergeladen und liegt dann auf deiner Festplatte und verbraucht Speicherplatz. Natürlich kannst du auch entscheiden, bestimmte Dateien immer auf „heruntergeladen zu haben“, das obliegt dir und der Wichtigkeit bzw. der Anwendung der Datei.
Wie synchronisierst du dir deine Daten?
02:00 Das Ganze ist gar nicht so schwer, jedoch zeigt es sich deutlich einfacher im realen Ablauf. Daher an dieser Stelle der Link auf unser Video bei Youtube, denn Timo zeigt dir hier im „Mini-Tutorial“, wie du dir deine Dateien mit dem OneDrive Sync ganz einfach holen kannst.
Auch erklärt er hier, wie du dir zum Beispiel ein ganzes Team synchronisierst und dessen Kanäle, was das in Bezug auf deine Ordnerstruktur bedeutet und wie du die Dateien oder deren „Vorschau“ dann im Explorer siehst. Und schon kannst du starten 😊👇
👉 Tipp 2: Dein temporärer Download-Ordner
03:20 Ein Tipp von Timo, den wir mittlerweile im ganzen Team produktiv nutzen, da er tatsächlich super einfach in der Anwendung und unglaublich hilfreich ist. Bei Tipp Nummer 2 geht es um den Downloads-Ordner und dieser Downloads-Ordner, den wir als temporäre Dateiablage nutzen. Das heißt, alles, was da reingeht, sollte relativ schnell auch wieder rausfliegen. Das sind also Dinge (und Daten), die man zwischenlagert, richtig ablegt und rasch wieder weghaut.
Drag and Drop nutzen
04:05 Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Daten tatsächlich auch sauber und strukturiert abgelegt werden müssen (man den eigenen „Schweinehund“ sozusagen umgeht), sondern du kannst damit nämlich wunderbare Sachen machen, wie zum Beispiel den Download-Ordner nutzen, um Dateien zuerst von irgendwo herunterzuladen und dann per Drag and Drop aus dem Downloads-Fenster in einen Dialog, eine App, ein Programm oder einen Ordner hineinzuziehen. Der Downlaod-Ordner fungiert also wie eine sehr praktische Zwischenablage mit dem Wissen, dass alles, was dort liegt, dann auch wieder gelöscht werden kann.
Auch hier findest du ein konkretes Beispiel im Video 👇
👉 Tipp 3: Den Schnellzugriff richtig managen
04:51 Kennst du das? Du willst eine Datei speichern oder abrufen und musst gefühlt 50 Schritte in den unterschiedlichen Ordnerstrukturen und Ebenen nach unten klicken, bist du endlich beim gewünschten Ablageziel ankommst? Wenn du das gleich bei 20 verschiedenen Anwendungen nacheinander machst, dann kann das brutal nervig sein und ist doch sehr mühselig.
Dafür gibt es einen sehr coolen – so denken wir – Trick, welcher schon von jeher in Windows mit drin ist, jedoch seltenst wirklich effektiv genutzt wird. Das ist der Schnellzugriff! Dieser liegt zwar klar ersichtlich für die meisten User ganz links und gut ersichtlich in der Explorer-Ansicht, wird jedoch nur wenig genutzt. Hier kannst du nämlich ganz einfach jeden deiner Ordner hineinziehen, einfach per Drag and Drop, und ihn somit an diesen Schnellzugriff anheften. Genauso schnell kriegst du ihn natürlich wieder weg.
☝️ Timos Tipp daher:
05:40 Die Dateien, Projektordner und Daten, an denen du in den kommenden Stunden, Tagen, Wochen vermehrt dran arbeiten wirst, schnappst du dir und packst sie in deinen Schnellzugriff. Auch zur Positionierung gibt’s hierzu Tipps im Video, schau gern kurz rein 👇
Drei Tipps für besseres, schnelleres und auch angenehmeres Arbeiten
Das waren unsere drei Tipps, oder besser gesagt drei Schritte, um effizienter mit deinen Dateien und deren Management in der Microsoft 365 Cloud-Welt umzugehen. Wir wünschen viel Erfolg beim Ausprobieren!
Beste Grüße vom Veroo-Team,
Sarah
