Automatische Metadatenextraktion und Autorisierung von Dokumenten mit Microsoft Flow 

Microsoft SharePoint ist ein umfassendes Tool für Unternehmen auf der ganzen Welt geworden, die Office 365 verwenden, um produktiver, kreativer und sicherer zu arbeiten. All das unabhängig davon, ob Ihre Mitglieder im Büro, bei einer Konferenz in einem anderen Land oder einfach zu Hause sind. Häufig bestehen Unternehmen aus vielen Mitarbeitern, die unterschiedliche Dokumentberechtigungen haben. Auch im Rahmen desselben Projekts darf beispielsweise Anne aus der Finanzabteilung die Kundenrechnungen ansehen und verarbeiten, Erik aus der IT-Abteilung darf jedoch keinen Zugriff auf diese Dokumente, sondern nur auf die technische Dokumentation haben.

Es ist dazu noch wünschenswert, alle Dokumente eines Projekts (oder eines Kunden) in einer SharePoint-Bibliothek zu speichern. Wenn die Anzahl der Dateien zu groß wird, möchten viele auch die Dateien in der Bibliothek filtern, nach bestimmten Parametern sortieren oder sogar spezielle Ansichten erstellen. Um diese Funktionen zu ermöglichen, bearbeiten viele manuell jede neue Datei. Sie extrahieren die Metadaten als SharePoint-Bibliotheksparameter und legen die Dokumentberechtigungen jedes Mal fest. Am Ende wird viel zu viel Zeit für etwas so Triviales und Mechanisches vergeudet.  

Wir von Veroo Consulting haben die Lösung gefunden, wie diese trivialen Arbeitsprozesse automatisiert werden können, damit Sie sich auf wichtige Themen konzentrieren können. 

Mit Microsoft Flow haben wir all diese Schritte automatisiert. Alles, was Sie machen müssen, ist lediglich die gewünschte Datei in die Bibliothek hochzuladen und alle Metadaten und Berechtigungen werden automatisch gesetzt. Es ist wirklich so einfach.  

Wie funktioniert das Ganze? 

Als Erstes wird die SharePoint-Bibliothek mit den gewünschten Parametern (Spalten) erstellt, in die die Dokumentmetadaten geschrieben werden. Für die verschiedenen Berechtigungen werden unterschiedliche Ordner erstellt und die Konten mit Zugriff darauf eingesetzt. Diese Ordnerstruktur kann leicht mit einer Ansicht verborgen werden. 

Zunächst sollten die hochgeladenen Dateien eine spezielle Namensstruktur habenZum Beispiel:  

Unternehmen/Person; Inhalt 

Auf diese Weise können spezielle Informationen aus dem Namen der Datei entnommen und als Metadaten in die Bibliotheksspalten geschrieben werden. Sie müssen nur mit einem “;”-Symbol, welches nur in diesem Kontext verwendet wirdgetrennt werden und müssen zudem in einer bestimmten Reihenfolge in den Namen der Dateien vorkommen. Andere wichtige Informationen können in einfacher Satzstruktur in den Inhalt geschrieben werden. Wenn der Name der Datei bestimmte Wörter enthält, wird eine Bibliotheksspalte auf besondere Weise gefüllt. Nicht nur das, sondern auch Kalenderdaten können aus dem Inhalt herausgezogen und automatisch in einer Bibliotheksspalte hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden die Metadaten der Dateien automatisch extrahiert und in der Bibliothek als Parameter zum Ordnen und Filtern eingesetzt (siehe Abbildung 1).  

Neben der Extraktion der Metadaten können auch aufgrund des Dateinamens Berechtigungen vergeben werden. So zum Beispiel bei Gruppen oder autorisierten Personen. Wenn die Berechtigungsspalte in der Bibliothek mit diesen Informationen gefüllt ist, wird das Dokument automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben. Dies sichert die Autorisierungsfunktionalität.

Abbildung 1: SharePoint Dokumentbibliothek

Wie kann man den Prozess starten? 

Wir haben verschiedene TriggerVarianten erstellt. Entweder kann der Prozess für jede neue Datei automatisch gestartet werden, oder er kann für jede Datei manuell über eine in der Bibliothek hinzugefügte Taste ausgelöst werden (siehe Abbildung 2). Zudem er kann so gestartet werden, dass beispielsweise nur die Dateien von ID x bis ID y verarbeitet werden. 

Abbildung 2: SharePoint Dokumentbibliothek Taste zum Starten der automatischen Bearbeitung der Dateien 

Zusammenfassend können Sie je nach den Anforderungen der Situation die beste Option für Ihre Bedürfnisse auswählen. 

Sie sollten nicht täglich und mehrmals dieselben einfachen Aufgaben erledigen, sondern Ihre Arbeitsprozesse mit Office365 automatisieren und mehr Zeit für Ihre kreativen Ideen und Projekte aufwenden. Wir von Veroo Consulting werden Ihnen helfen, Ihre Ziele produktiver zu erreichen. 

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß Sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischen Networking und gemeinsamen Höchstleistungen animiert. In Ihrer Freizeit beschäftigt Sie sich am liebsten mit Musik, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern.

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