SALES-PROZESS FÜR  ERFOLGREICHES LEADMANAGMENT MIT MICROSOFT 365

 

-  EINE DIGITALE PROZESSLÖSUNG VON VEROO -

SharePoint, MS Teams, Power BI und Power Automate am Beispiel der ActivBilanz Stuttgart

 

 

 

ZUSAMMENFASSUNG

 

  •  Automatische Erstellung von Leads aus Lead-Quellen wie Facebook, Web-Forms, etc.
  • Zentraler Überblick über alle Aktivitäten
  • Aufgabenverteilung für jeden Lead anhand definierter Vorlagen
  • Benachrichtigungen und Chat in Microsoft Teams
  • Integration von Kundenterminen direkt in Outlook / Exchange Online
  • Dokumenten-Vorlagen und automatisierte Mails an Kunden und externes Netzwerk
  • Reporting und Analyse der Verkaufsquantität und -Qualität

 

ZUM LIVE-STREAM:

 


 

AUSGANSSITUATION

 

ACTIVBILANZ STUTTGART

 

 

Zahlreiche Kundenfragen und Leads gehen von verschiedenen Plattformen hauptsächlich digital, jedoch auch telefonisch, bzw. mündlich ein. Die Verwaltung dieser wichtigen Kundenanfragen, die Kontaktaufnahme, die Weiterverarbeitung dieser Abläufe bis hin zum letztlich gewünschten Ergebnis einer erfolgreichen Geschäftsabwicklung, erfordern eine exakte Koordination vieler Aufgaben und involvierter Mitarbeiter. Viele Aufgaben und Tätigkeiten reihen sich also aneinander mit dem Ziel des Verkaufs. Doch auch die Auswertung und das Reporting der Daten, spielt für die kontinuierliche Optimierung eines Workflows eine wesentliche Rolle.
Genau vor dieser Herausforderung befand sich die AcitvBilanz aus Stuttgart. Gemäß dem Slogan „Smart investieren“ setzt sich das Team mit über 20-jähriger Erfahrung für die Entwicklung und Sanierung wertvoller Bestandsobjekte im Raum Stuttgart ein mit dem Ziel Anlageimmobilien und Werte mit Bestand zu ermöglichen. Um die Erhaltung der Gebäude und eine Verbesserung des Wohnwertes zu erreichen liegt der Fokus auf baulichen und wertsteigernden Maßnahmen

Zur ActivBilanz in Stuttgart: Immobilien als Kapitalanlage Stuttgart, Anlageimmobilien Stuttgart (activbilanz.de).

 

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>>> Die ActivBilanz arbeitet motiviert mit den Microsoft 365 Diensten. So entstand die Idee eines Sales-Prozesses für erfolgreiches Leadmanagement.

 

 

PROBLEMSTELLUNG

 

  • Durch sehr erfolgreiche Online-Aktivitäten und die Zusammenarbeit mit einer Online Marketingagentur gingen in größeren, regelmäßigen Abständen Leads unterschiedlichster Gewichtung ein. Deren Ursprung reicht von Facebook über Immobilienwebsites bis hin zu Online-Formularen auf der Website oder auch durch mündliche Weitergabe.
  • Die Leads gingen in Form einer Excelliste dann beim Unternehmen ein.
  • Manuell und händisch musste buchgeführt werden, welche Leads möglicherweise schon auf anderen Wegen Kontakt suchten, welche bereits angerufen wurden, welche noch in Ihrer Relevanz betrachtet und bewertet werden müssen, welche Quellen für die jeweiligen Kundenanfragen zugeordnet werden konnten, wo der Status des momentanen Kunden liegt und die Kommunikation und Koordination der einzelnen Mitarbeiter kam natürlich hinzu.
  • Auch die Auswertung der Leads, deren Ursprung und die mögliche Verbesserung einzelner Wege der Leadgenerierung waren manuell sehr mühsam und schwer realisierbar.

 

Kurzum: Zahlreiche Schnittstellen unterschiedlichster Quellen und involvierter Personen, unübersichtliche Prozesse und Abläufe und sehr aufwändige Organisation der gesamten Verwaltung und Abwicklung der Leads waren die Grundthematik mit dem Wunsch nach einer Lösung.

 

 

 

PROZESSANFORDERUNGEN

 

 

Die Idee war nun eine…

  • zentrale und automatisierte Lösung auf Basis der bekannten und im Lizenzmodell enthaltenen Microsoft 365 Dienste zu kreieren,
  • welche zudem die einzelnen Steps des Prozesses chronologisch und mit automatisiertem Bezug zueinander darstellt.
  • Ein Prozess, der Leads mittels Schnittstellen aus unterschiedlichen Quellen automatisiert einpflegt und zuordnet und mit den entsprechenden Metadaten versieht. (Datenmanagement – Metadaten)
  • Ein analysierter, strukturierter digitaler Prozess mit klar definierten Abläufen,
  • der es ermöglicht allen Mitarbeitern transparent die Status in Echtzeit und ortsunabhängig einzusehen, zu interagieren je nach Zuständigkeit.
  • Weiterer Features, wie beispielsweise die Möglichkeit automatisierter Termineinträge und automatischer Kundeninformationsmails.
  • Eine Prozesslösung sollte entstehen, direkt auf die Kundenanforderungen zugeschnitten
  • mit Integration in Microsoft Teams.
  • Die Realisierung eines visualisierten Reportings und der Datenanalyse auf Basis der generierten Daten sollte entstehen.

SALES FUNNEL, REPORTING, LEADMANAGEMENT

 

 

Automatisiertes Leadmanagement und Sales-Prozess und Reporting mit Microsoft 365 Veroo Consulting ActivBilanz Stuttgart
Automatisiertes Leadmanagement und Sales-Prozess und Reporting mit Microsoft 365 Veroo Consulting ActivBilanz Stuttgart

 

Diese Idee einer individuellen Lead-Verwaltung samt Sales Prozess und Reporting kam dem Team in Zusammenarbeit mit Veroo nach der Integration von Microsoft Teams, Exchange Online und der Vorstellung weiterer Tools aus dem Microsoft 365 Lizenzmodell. Hinzu kommt also für das Team der Vorteil auf bereits bekannter Oberfläche zu arbeiten, ohne eine weitere Insellösung.

 

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>>> Separate CRM Software bietet zwar oftmals eine gigantische Palette an Features, die so jedoch gar nicht immer in dem Umfang benötigt werden. Hierdurch entstehen weitere Softwarekosten, zusätzliche Einarbeitungen und Schulungen in neue Programme und Sales Funnels und Prozesse, die vorgegeben und nicht flexibel an den Kunden angepasst sind.

 

 

PROZESS-"LÖSUNG" VEROO

 

Aufgrund der Anforderungen, der Analyse der Abläufe und der Automatisierung der digitalen Abläufe haben wir in Zusammenarbeit mit Herrn Eich-Likidis und Team einen Prozess erschaffen, der maßgeblich auf drei Systembausteine aufbaut.

1.

Die automatischen Schnittstellen zu den Lead-Quellen (Social Media, Website, etc.)

2.

Die Leadverwaltung, die Aufgabenverwaltung und Koordination des individuell erstellten Sales Prozess

3.

Das Reporting, die übergeordnete Analyse der Daten in Fakten und grafischer Darstellung

 

 

 

SYSTEMBAUSTEIN 1: SCHNITTSTELLE ZU LEAD-QUELLEN

 

SCHNITTSTELLE SOCIAL MEDIA

 

Der erste Baustein des Prozesses befasst sich mit den Schnittstellen und der Datenübertragung der generierten Leads aus unterschiedlichsten Quellen. Alle Leads / Kundenanfragen, die eingehen aus dem Social Media Bereich, von der Website, Immobilienportalen oder anderweitigen Quellen werden automatisiert eingepflegt und mit entsprechenden Daten versehen.

Grafik 1:

Die folgende Grafik veranschaulicht den Prozess der Leadgenerierung aus möglichen Social Media Netzwerken, der Website oder anderweitigen Portalen. Denkbar sind hier zahlreiche weitere Quellen.

 

Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools
Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools. Schnittstellen.

 

 

AUTOMATISCHER DATENIMPORT & DATENANLAGE

 

Die durch die Schnittstelle erhaltenen Daten werden aufbereitet, konvertiert und in das Lead-Management importiert. Hierbei werden alle vom Kunden angegebenen Daten wie Name, Anschrift, Email-Adresse, die Quelle, der Status oder ähnliches gleich den entsprechenden Leads und Spalten im System zugeordnet. All das automatisiert.

Grafik 2:

Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht der LEADS und deren zugeordnete Metadaten, von welchen nicht alle als SPALTEN eingeblendet sind. Hier zum Beispiel sind der Name, die Quelle, der Status etc.. eingeblendet. Alle weiteren Daten liegen jedoch ebenfalls vor – verdeckt.

 

Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools
Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools

 

Die Hauptliste mit den verschiedenen Spalten haben klare Vorgaben, basierend auf den Wünschen des Unternehmens, nach welchen die Leads eingepflegt und angezeigt werden.

 

 

SYSTEMBAUSTEIN 2: LEADVERWALTUNG, AUFGABENMANAGEMENT, SALES PROZESS

 

Herzstück des gesamten Prozesses ist die Leadverwaltung, die daraus resultierende Aufgabenverwaltung, was letztlich in einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Verkaufsprozess endet, denn die Verwaltung geht deutlich über die Datenimporte der Leads hinaus.

Zunächst wurden im Systembaustein 1 alle Leads eingepflegt und mit den entsprechenden Metadaten in Spalten gespeichert. Für jeden Lead werden nun anhand der Aufgabenvorlage eigene Aufgaben erstellt, die eine sequenzielle Abarbeitung zur Folge haben. Diese Aufgaben haben einen Verantwortlichen, einen Status und weitere relevanten Informationen.

 

 

JEDE PHASE INTERAKTIV UND AUTOMATISIERT

 

Die Aufgaben, die sich aus einer Kundenanfrage, sprich einem Lead ergeben, erstrecken sich von der ersten telefonischen Interaktion und der anschließenden Beratung über die Objektauswahl - bzw. der Besichtigungstermine -, über die Datenübertragung für den Kauf, bis hin zum Servicemanagement nach dem Kauf. 

Diese Aufgaben wurden verschiedenen Phasen zugeordnet (Den Prozessphasen 1-10).

Grafik 3:

In Grafik drei haben wir für Sie erkenntlich gemacht, welches die Stammdaten der Leads sind (linke Seite), wo die Mitarbeiter zu den einzelnen Lead-Aufgaben gelangen (Mitte) und auf der rechten Seite sehen Sie die Status der einzelnen Phasen zum Lead.

 

Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools
Leadmanagement - Sales Prozess Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools

 

Sobald ein Lead eingeht, werden automatisch die Aufgaben erstellt.

 

 

PHASEN MIT UNTERGEORDNETEN AUFGABEN

 

Der Salesprozess entsteht also durch die chronologische Aneinanderreihung von Phasen, die wiederum untergeordnet verschiedene Aufgaben enthalten. All das wird über einen Flow erzeugt, wodurch die Aufgaben nach Vorgabe in einer Vorlage zu dem Lead, der nun beispielsweise aus Facebook einging, erstellt werden.

Grafik 4:

Grafik 4 stellt die Ansicht die Aufgaben dar und die Phasen, welche Sie untergeordnet sind. Ebenfalls ersichtlich sind weitere den Aufgaben zugeordnete Details, wie der Status der Aufgabe, der Verantwortliche/zuständige Mitarbeiter, oder auch der Aufgabe angehängte Dokumente oder Daten, welche in Form des Icons im Bild ersichtlich sind.

Leadmanagement - Sales Prozess von Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools. Aufgabenübersicht und Phasen.
Leadmanagement - Sales Prozess von Veroo Consulting und ActivBilanz auf Basis der Microsoft 365 Tools. Aufgabenübersicht und Phasen.

 

 

AUTOMATISCHE BENACHRICHTIGUNGEN UND TERMINEINTRÄGE

 

Nach Leadeingang und in Bezug auf die unterschiedlichen Status der Lead-Aufgaben werden Verantwortliche automatisch informiert über den Eingang oder ähnliche Informationen zum Sales-Prozess.

Beispielsweise werden hier weitere Aufgaben-Zuständige Mitarbeiter informiert, sobald der Prozess im Stadium angelangt ist, in welchem Sie interagieren müssen. Für die Übersicht ist der gesamte Prozessverlauf zeitlich gut einschätzbar, da dort die Phasen und deren Stadium angezeigt werden (Siehe Grafik 2 und 3).

Es besteht zudem die Möglichkeit Daten individuell einzupflegen, dies je nach Unternehmensrichtlinien. Eine sehr praktische Funktionalität ist zudem die automatisierte Reservierung von Besprechungsräumen und der automatische Kalendereintrag nach Vereinbarung einer Kundenterminanfrage oder aber die vollautomatische Information per E-Mail an die Kunden.

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>>> Ein Beispiel:

Ein Kennenlerngespräch wird vereinbart. Der Kunde erhält dann eine Terminbestätigung, eine Erinnerung geht ebenfalls an den Kunden raus, während für den Mitarbeiter der Termin automatisch im persönlichen Kalender hinterlegt wird und bei Bedarf der Besprechungsraum reserviert wird. All das ohne weiteres Zutun, automatisiert.

 

INTEGRATION IN TEAMS PER CHAT-BOT

Die gesamte Abwicklung der Aufgaben und des Verkaufsprozesses ist zudem in Microsoft Teams eingebunden. Hierdurch kann Kommunikation zu den einzelnen Phasen und Aufgaben zugeordnet erfolgen, über ein einzelnes Thema mit Kollegen gesprochen werden und Listen eingesehen werden. Die Benachrichtigung für neue und anstehende Aufgaben erfolgt natürlich ebenfalls in Teams, über einen Chat-Bot.

 

 

SYSTEMBAUSTEIN 3: REPORTING UND DATENAUSWERTUNG

 

INSIGHTS | ANALYSE

 

Durch die digitale Verwaltung und Abarbeitung von Leads im System entstehen wertvolle Informationen, sogenannte „Insights“.

Auf Wunsch wurde ein Reporting entwickelt, welches auf den aktuellen Daten aus SharePoint basiert. So können Kennzahlen (KPIs) und grafische Übersichten darstellt werden.

Mögliche Ursachen, wie weniger wertvolle Quellen, die Qualität der Leads, die Qualität der Beratung in Bezug auf die einzelnen Phasen und die zeitliche Entwicklung sowie die Entwicklung der Kundengespräche je nach Ursprung lassen so zahlreiche Verbesserungen der eigenen Prozesse zu. Auch besonders interessante Monate oder für die Kaufentscheidung wichtige Phasen können so herauskristallisiert werden.

Grafik 5:

Die folgende Grafik zeigt einen Ausschnitt des Reportings „nach Status“ zur Analyse der eingeholten Daten.

 

Leadmanagement - Sales Prozess mit Microsoft 365 Reporting und Insights - Veroo Consulting für die ActivBilanz
Leadmanagement - Sales Prozess mit Microsoft 365 Reporting und Insights - Veroo Consulting für die ActivBilanz

 

 

TOOLS UND PROZESSENTWICKLUNG AUF BASIS VON MICROSOFT 365

 

EINE LIZENZ - TAUSENDE MÖGLICHKEITEN

 

Das Microsoft 365 Lizenzpaket bietet eine große Palette sehr wertvoller Software. Gerade in Kombination miteinander können so effiziente und für den Anwender verständliche Prozesse realisiert werden. Auf bekannten Oberflächen und ohne zusätzliche Software können die Mitarbeiter ohne größere Hürden arbeiten.

Auf Basis von SharePoint, der Chat-Bot-Einbindung in Teams, den in Teams integrierten Listen, Power Automate und weiteren Microsoft 365 Diensten konnte hier eine Lösung mit enormem Mehrwert kreiert werden.

 

 

Mehr zu unseren digitalen Prozessen:

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Microsoft Teams kurz erklärt?

 

 

Die Arbeitswelt hat sich rasant verändert. Mehr Flexibilität, Mobilität und ortsunabhängiges Arbeiten sind Standard geworden. Die Teams fungieren oft virtuell von unterschiedlichsten Regionen standortübergreifend, arbeiten in Teilzeit oder vom Home-Office aus zusammen. Eine zentrale Datenverwaltung und deren Koordination, als Basis für erfolgreiche Prozess-Abwicklungen, erfordern neues Denken. Hierarchien werden flacher, Teams autonomer. Modernste Kommunikationsmethoden sind Voraussetzung für junge Generationen einem Unternehmen beizutreten ebenso wie der Wunsch, etwas zum großen Ganzen beizusteuern. Beruf soll Berufung sein und Spaß machen. Das Teamwork sowie das Ziehen an einem Strang – Jeder, mit dem, was er am besten kann – sind die Voraussetzungen für den Erfolg von Morgen.
Microsoft Teams ist eine Cloud basierte Plattform als Teil des Microsoft 365 Pakets, die all Ihre Daten, Ihre Lieblings-Tools, die Planungen, Termine und die Meetings in einem Dienst bündelt und nach Projekten ordnet. Hier läuft quasi alles zusammen, was Sie im Büro-Alltag so tun. Sie steuern, kommunizieren und koordinieren alles von Microsoft Teams aus, welches Sie als App auf Handy, Laptop & Co haben.
Revolutionieren Sie mit Microsoft Teams ihre Kommunikation, Kollaboration, die gebündelte Datenablage und die ortsunabhängige Zusammenarbeit als zentrales Tool für alle Vorgänge im Unternehmen

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Wir helfen Ihnen dabei. Wir sind Experten für digitale Zusammenarbeit, New Work und Prozessoptimierung. Sie nutzen bereits Microsoft Teams, SharePoint Online und Microsoft 365? Dann realisieren wir für jedes Problem eine geniale, effiziente und kostensparende Lösung mit garantiertem Mehrwert. Denn die Zukunft ist digital - und wir helfen dabei, dass Sie Ihr Unternehmen genau dorthin steuern.

 

 

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Microsoft Teams

Mit unseren Einführungs- und Migrationskonzepten erzielen wir die Erfolge, die Sie sich von MS Teams erhoffen.

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    Sarah Lenz

    Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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