HOME-office: Was gilt wirklich?

 

-  Eine Übersicht für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen -

 

Ein großer Teil der Bevölkerung arbeitete in den vergangen 2 Jahren teilweise oder vollständig im Home-Office. Wie genau diese neue Form der Arbeit nun am besten nachhaltig in die Tat umgesetzt wird, was gilt und was an Sicherheitsmaßnahmen geregelt werden muss, wie ein optimaler Arbeitsplatz aussieht und was das für Führungskräfte bedeutet kurz und knackig im folgenden Blog. Noch längst ist nicht alles einheitlich geklärt. Es lohnt sich also, sich zu informieren und das in regelmäßigen Abständen.

 

 

DAS NEUE NORMAL

 

Corona hatte für alle eines gemeinsam: alte Denkmuster und Arbeitsweisen zu hinterfragen und sie zu transformieren. Das Home-Office oder die mobile Arbeit im Allgemeinen waren eine Möglichkeit trotz widriger Umstände und schnell wechselnder Arbeitsbedingungen das Team am Laufen zu halten. Was vorher über Jahre hinkte, hat Corona geschafft. Mobilität und Flexibilität sind das neue Normal, zumindest zu gewissen Teilen.

 

 

 

Home-Office, Telearbeit oder mobiles Arbeiten?

ZWEI BEREICHE VORAB ERKLÄRT:

 

  • Home-Office: Das Ganze ist an einen fixen Arbeitsplatz zuhause gebunden. Telearbeit oder Heimarbeit sind die beiden eigentlich offiziell gebräuchlichen Begriffe hierfür. Arbeitsschutz, die Ausstattung und alles, was dazu gehört – wie im Büro – sollten an Vorkehrungen im Grunde dann auch zuhause vorhanden sein.
  • Mobiles Arbeite: Das ist, was wir uns unter ganz modernen, digitalen Nomaden vorstellen. Sie arbeiten von überall aus, von zuhause, aus dem Urlaub, aus dem Café nebenan oder auch im Co-Workingspace um die Ecke.

 

 

IT-SICHERHEIT IM FOKUS

DAS WICHTIGSTE THEMA VORAB ANGETEASERT:

 

Wo mobiler gearbeitet wird und Daten sowie Prozesse digital weltweit abgreifbar sind entstehen neue Sicherheitsaspekte und Rahmenbedingungen. Bewusste Maßnahmen zum Schutz der internen Daten und der Mitarbeiter sollten Ihr ständiger Begleiter sein und fordern Expertise sowie den unbedingten Einbezug der Mitarbeiter.

Hier geht’s zum Blog rund um digitale Sicherheitsmaßnahmen in Microsoft 365  IT Security Sicherheit Microsoft365 | Veroo Consulting GmbH (veroo-consulting.com)

 

 

 

 

DAS BRAUCHE ICH FÜR DAS HOME-OFFICE!

ALLE WICHTIGEN STEPS IN DER ÜBERSICHT:

 

Nun zum eigentlichen Thema: Neben den Vereinbarungen bezüglich der Arbeitszeit, der Pausen, und all den zahlreichen Variablen, die je nach Unternehmen variieren können, erfordert das Home-Office deutlich mehr Selbstorganisation und eine räumliche, wie auch technische Grundausstattung.  Auch versicherungstechnische Fragen spielen eine Rolle.

 

1. Ausstattung und Arbeitsstättenverordnung

  • Der Home-Office-Platz ist an einen festen Platz gebunden und fordert somit auch die entsprechende Einrichtung. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass Mitarbeiter nicht nur PC, Laptop oder Drucker haben, sondern auch den passenden Stuhl, Tisch und so weiter. Prinzipiell sollte sogar die Gefährdung beurteilt werden, wozu zum Beispiel nicht ergonomisches Material oder aber gänzliche ungeeignete Räumlichkeiten zählen. Grundsätzlich gilt hier die Arbeitsstättenverordnung. Alles, was ich für meinen Arbeitsplatz brauche, muss der Arbeitnehmer auch stellen.
  • Ein privater Laptop oder andere Hardware ist nicht verboten, der Arbeitgeber hat aber auch kein Recht darauf zuzugreifen. Prinzipiell ist dies aus sicherheitstechnischen Gründen nicht zu raten.
  • Schafft sich der Arbeitnehmer*in die Mittel für die Arbeit selbst an hat er einen Anspruch auf Rückerstattung. Dies gilt nur dann vollständig auch für Telefon und Internetleitung, wenn diese Dinge nicht auch privat mitgenuzt werden. In letzterem Fall trägt er nur einen Anteil.
  • Im Gegenzug darf der Mitarbeiter auch nur an diesem geprüften Arbeitsplatz arbeiten, anders, als dies bei der mobilen Arbeit ist. Hier darf wirklich überall gearbeitet werden.
  • Bei mobiler Arbeit greift die Arbeitsstättenverordnung nicht.
  • Im Home-Office gilt grundsätzlich auch die gesetzliche Unfallversicherung.
  • Steuern lassen sich für Arbeitnehmer hier sparen für Heizung, Strom oder Wasser. Dies galt 2020 oder 2021 mit 5 € pro Tag mit einer Maximalsumme von 600€. Das heißt an 120 Tagen im Jahr kann das Ganze geltend gemacht werden. Auch hier gelten jedoch weitere Regularien für den Arbeitsraum, der in sich definiert sein sollte.

 

2. Zeiten und Infrastruktur

  • Auch die Arbeitszeiten sowie die vorgeschriebenen Pausen müssen im Home-Office eingehalten werden (Nach 6 Stunden und 9 Stunden etc.).
  • Die entsprechenden technischen Voraussetzungen, die Infrastruktur, sind ebenso wichtig und müssen gestellt werden.
  • Die Einrichtung, aber auch die nötige Ruhe, die Funktionalität und angenehme Arbeitsverhältnisse müssen gegeben sein und sollten kommunikativ vom Unternehmer an die Mitarbeiter herangetragen werden.
  • Im Home-Office gelten im Grunde die selben Arbeitsschutzregeln, wie im Büro.
  • Termine, Erreichbarkeit und Kommunikation sollten, wie im Büro auch, geregelt sein. Dabei sind durchaus Pausen und eine Zeit frei von nervenden Anrufen oder Kollegen sinnvoll. Die offene Kommunikation im Team ist hierbei von Bedeutung.
  • Die Work-Life-Balance und die Thematik der Überarbeitung sollten nicht vernachlässigt werden. Ein gesundes Zeitmanagement sollte in jedem Fall Teil des Teamwork sein. Eine ständige Verfügbarkeit, 24/7, sollte nicht das Fazit digitaler Arbeit sein, viel eher der bewusste Umgang mit klar definierten Zeiten und das Erlernen eines gesunden Zeit-Managements.
  • Wie sich Mischformen von reiner Telearbeit und mobiler Arbeit gestalten können, hängt vom Unternehmen und seinen Richtlinien ab, muss im Zweifel mit dem Betriebsrat geklärt werden und muss individuell festgelegt werden. Auch das ist natürlich häufig und wird immer gängiger. Wie wichtig vertragliche Regelungen sind unter Punkt 6.

 

3. Datenschutz, Sicherheit, Cyber Security

  • Der Datenschutz greift für alle Formen, der vollständig mobilen Arbeit, dem Home-Office oder Hybriden Formen. Der Arbeitgeber muss hierbei sicherstellen, dass alles regelkonform und ohne Zugriff von Dritten abläuft. Dies muss kontrolliert werden, die Mitarbeiter bezüglich der Sicherheitsaspekte informiert und ggf geschult werden und es stellt sich meist als enormen Vorteil heraus für die Arbeit im Home-Office Unternehmens-PCs und Handies für den rein geschäftlichen Betrieb zur Verfügung zu stellen.
  • Datenschutz und Datensicherheit sollten vertraglich geregelt sein, um Missverständnisse und mangelnder Vorsicht vorzubeugen. Die nötigen Soft Skills müssen beim Mitarbeiter ankommen.
  • Ebenso sollten die Datenverbindung und Anbieter geregelt sein.
  • Sicherheitsmaßnahmen und Cyber Security: Je mehr mobile Geräte im Umlauf sind, je mehr Personen involviert sind, desto einfacher entstehen Lücken für Zugriff Fremder. Multifaktor Authentifizierungen, das Bewusstsein für die Sicherheit, sichere Emails und der erlernte Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten sind von höchster Wichtigkeit. Von Maßnahmen die unbedingt nötig sind reicht der Katalog hier bis hin zu Super-Security-Maßnahmen. Im angehängten Link finden Sie einen Maßnahmen Katalog der Microsoft 365 Cloud IT Security Sicherheit Microsoft365 | Veroo Consulting GmbH (veroo-consulting.com). Dies können Sie durch Email-Hinterlegung downloaden.
  • Nicht erlaubt ist Software, die den Mitarbeiter derart kontrolliert, dass alles aufgezeichnet wird oder die Arbeit vollständig überwacht wird. Eine Überwachung wann wer wie lange prinzipiell im Netzwerk ist ist davon ausgeschlossen. Überwachung prinzipiell ist jedoch datenschutzrechtlich überhaupt nicht ok, es sei denn es handelt sich um Grenzfälle, die den Verdacht zulassen, das dies nötig wird.

 

 

4. Software und digitale Zusammenarbeit

  • Ein digitaler Arbeitsplatz und digitale Zusammenarbeit erfordern Software, Fortbildungen und neue Formen der Koordination sowie Kooperation und Kommunikation, um remote mit vollem Komfort und produktiv arbeiten zu können. Die Cloud stellt hierbei die Möglichkeit von überall auf der Welt zu arbeiten, dies in Echtzeit und mit vollem Komfort.
  • Neues Leadership. Die neuen Formen der Team-Leader für digitale und remote oder hybrid arbeitende Teams stehen vor neuen Aufgaben. Die ständige Weiterbildung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für die digitalen Themen, die Themen der Sicherheit, neue Formen der Kooperation und neue Formen der Kommunikation können nicht für jeden den persönlichen Kontakt ersetzen. Für andere hingegen verbessert sich die Teamarbeit sogar, dies durch deutlich mehr Transparenz, die klare Herauskristallisierung der persönlichen Fähigkeiten, die Aufmerksamkeit, dass gemeinsam an einem Ziel gearbeitet wird und die Produktivität durch kreative Inputs aus dem Team mit neuen Prozessen deutlich erhöht werden kann.
  • Führung bedeutet heute auch: Teamwork, Empathie, mehr Menschlichkeit, ständige Weiterbildung, digitale Skills und Soft Skills, gute Kommunikationsfähigkeit, Motivation des Teams, die klare Vision eines Ziels zu vermitteln, das nur gemeinsam erreicht werden kann, regelmäßige Gespräche, die Fähigkeit Potenziale sowie Schwächen zu erkennen und ins Positive zu transformieren.
  • Zudem sind exakte Strukturen und Prozessdefinitionen wichtiger denn je. Was vorher planlos und mit viel vergeudeter Zeit undefiniert durch die Abteilungen schwirrte kommt nun zum Vorschein, darf definiert und optimiert werden.

 

5. Neue Wege, mehr Motivation

  • Mobilität bedeutet Flexibilität, was eine Herausforderung sein kann, jedoch auch deutlich für Motivation, wachsende Kreativität, Eigeninitiative, Begeisterung der Mitarbeiter und Selbstverantwortung steht. Das Maß zwischen Vertrauen und geregelten Strukturen zu finden und den Prozess ständig neu zu gestalten, das Unternehmen als sich wandelnden Prozess zu begreifen, ist die Kunst.
  • Mehr Mobilität ermöglicht neue Teams, überall verteilt, neue Wege, neue Kunden und flexiblere Arbeitszeiten. Das Privatleben kann hierdurch deutlich mehr in den Fokus rücken, ist besser vereinbar und Dankbarkeit ist der Lohn hierfür.
  • Oftmals wünschen sich Mitarbeiter auch die Regelung der Unfallversicherung, des Datenschutzes und der IT-Sicherheit zusätzlich zur Bereitschaft sich zu ändern. Das Home-Office bringt also zwei Seiten mit sich, die Vor- und die Nachteile und beides sollte den Regeln gemäß sowie dem gesunden Miteinander abgewägt werden. Noch immer ist nicht alles gesetzlich geregelt, zahlreiche Fragen sind offen, was die schnelle Entwicklung der neuen Arbeitsformen mit sich brachte.

 

6. Wer sagt, was ich warum muss oder darf?

Für alle Formen der mobilen Zusammenarbeit, Telearbeit oder eben vollständig mobil sowie den Mischformen, sollte im Arbeitsvertrag eine fixe Grundlage geschaffen werden. Ohne eine gewisse Regelung, wobei Corona hier als eine Sondersituation gesehen werden kann, kann der Arbeitgeber*in keine Home-Office-Zeiten anordnen oder fordern. Selbiges gilt natürlich für die andere Seite, die sonst keine vertragliche Zusage haben mobil arbeiten zu dürfen. Wir schlagen hierfür einen Tele-Arbeitsvertrag vor, in welchem die Eckpunkte für diese Form oder die angestrebte Mischform mit allen Eckdaten zusammengefasst werden. Hierher gehören nahezu alle oben aufgegriffenen Punkte wie die Arbeitszeiten, die Gefährdungsausschließung, die Ausstattung, die IT Sicherheit, die kommunikativen Basics und Software bis hin zum Gesundheitsschutz oder auch der Zusage regelmäßig an Schulungen und Weiterbildungen für die psychologischen sowie technischen Themen teilzunehmen.

Wichtig sind hierbei auch die Vertraulichkeit und Sensibilität für die im privaten oder mobilen Bereich zur Verfügung gestellten Daten festzuhalten oder auch die Einweisung in Datenschutz und IT-Skills. Sollte es einen Betriebsrat geben muss dieser hinzugezogen werden.

  • Auf Home-Office kann nicht bestanden werden. Nach  § 106 Gewerbeordnung liegt die Entscheidung für den zur Verfügung gestellten Arbeitsbereich beim Unternehmer*in
  • Allerdings kann auch der Arbeitgeber*in dies im Gegenzug nicht vom Mitarbeiter fordern. (Ausgenommen waren hierbei pandemische Sondersituationen, wie die Corona-Pandemie).

 

 

HBYRIDER ARBEITSPLATZ, WAS IST DAS?

 

Mehr hierzu gibt's im dafür speziell verfassten Blog mit allem an Backgroundinfos, was Sie brauchen: Zum Blog Hybrider Arbeitplatz - Hybrid Work | Veroo Consulting GmbH (veroo-consulting.com)

 

 

 

Dass jene modernen Formen des Arbeitens sich auf das Image der Unternehmen niederschlagen ist ohne Zweifel. Junge Arbeitnehmer fällen Ihre Entscheidung einem Unternehmen beizutreten auf Basis jenes neuen Spirits, der mit mehr Freiheiten und Eigenverantwortung, mehr Freiräumen, der Anerkennung neuer Technologien sowie dem Einbezug der menschlichen Bedürfnisse einhergeht. Zeitgleich steht dies für die Bereitschaft neue Wege zu gehen und sich Neuem zu öffnen. Stellen Sie jetzt die Weichen für Ihre Zukunft. Denn diese wird heute entschieden.

Wir unterstützen Sie dabei gern.

 

Im Namen unseres Teams von Veroo Consulting

Sarah Lenz

 

 

 

 

 

Microsoft Teams kurz erklärt?

 

 

Die Arbeitswelt hat sich rasant verändert. Mehr Flexibilität, Mobilität und ortsunabhängiges Arbeiten sind Standard geworden. Die Teams fungieren oft virtuell von unterschiedlichsten Regionen standortübergreifend, arbeiten in Teilzeit oder vom Home-Office aus zusammen. Eine zentrale Datenverwaltung und deren Koordination, als Basis für erfolgreiche Prozess-Abwicklungen, erfordern neues Denken. Hierarchien werden flacher, Teams autonomer. Modernste Kommunikationsmethoden sind Voraussetzung für junge Generationen einem Unternehmen beizutreten ebenso wie der Wunsch, etwas zum großen Ganzen beizusteuern. Beruf soll Berufung sein und Spaß machen. Das Teamwork sowie das Ziehen an einem Strang – Jeder, mit dem, was er am besten kann – sind die Voraussetzungen für den Erfolg von Morgen.
Microsoft Teams ist eine Cloud basierte Plattform als Teil des Microsoft 365 Pakets, die all Ihre Daten, Ihre Lieblings-Tools, die Planungen, Termine und die Meetings in einem Dienst bündelt und nach Projekten ordnet. Hier läuft quasi alles zusammen, was Sie im Büro-Alltag so tun. Sie steuern, kommunizieren und koordinieren alles von Microsoft Teams aus, welches Sie als App auf Handy, Laptop & Co haben.
Revolutionieren Sie mit Microsoft Teams ihre Kommunikation, Kollaboration, die gebündelte Datenablage und die ortsunabhängige Zusammenarbeit als zentrales Tool für alle Vorgänge im Unternehmen

DIGITALE ZUSAMMENARBEIT REVOLUTIONIEREN?

 

Wir helfen Ihnen dabei. Wir sind Experten für digitale Zusammenarbeit, New Work und Prozessoptimierung. Sie nutzen bereits Microsoft Teams, SharePoint Online und Microsoft 365? Dann realisieren wir für jedes Problem eine geniale, effiziente und kostensparende Lösung mit garantiertem Mehrwert. Denn die Zukunft ist digital - und wir helfen dabei, dass Sie Ihr Unternehmen genau dorthin steuern.

 

 

Slide 2

Microsoft Teams

Mit unseren Einführungs- und Migrationskonzepten erzielen wir die Erfolge, die Sie sich von MS Teams erhoffen.

Slide 2

Remote Arbeit

Richtige Windows 10 Rechner aus der Cloud bereitstellen und Zugriff auf Unternehmensanwendungen von überall bekommen.

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Teams Playbook

Damit Microsoft Teams auch bei Ihnen richtig integriert ist und sein volles potential ausschöpfen kann, müssen ein paar Dinge beachtet werden.

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MICROSOFT TEAMS PLAYBOOK

Holen Sie sich das Teams Playbook zum kostenlosen Download.

Damit Teams in Ihrem Unternehmen auch richtig integriert wird !

 

Microsoft Teams erlebt durch die aktuelle Situation und vorallem die daraus entstandenen Änderungen in der Arbeitswelt einen richtigen Boom. Damit sie aber langfristig etwas mit Microsoft Teams in Ihrer Organisation ändern, benötigt es Arbeit, Fleiß und die Anpassung an den richtigen Stellschrauben. Dies steht nicht alles in diesem kostenlosen Playbook, aber es ist ein Anfang und ein erster Wegweiser auf Ihrer Reise zu einem "modern workplace" mit "modern employees"!

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    Sarah Lenz

    Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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