FORSTTRADITION TRIFFT DIGITALISIERUNG

Digitale Prozess-Lösung von Veroo Consulting auf Basis verschiedener Tools aus dem Microsoft 365 Paket: Astholzverkauf der Fürst Wallerstein Forstbetriebe online

Im Folgenden Artikel erläutern wir die Automatisierung und Digitalisierung einer ursprünglichen Vor-Versteigerung von Astholz auf Basis bestehender System-Tools aus dem Microsoft 365 Paket

 

Am Beispiel der Fürst Wallerstein Forstbetriebe zeigen wir

Ihnen, mit welchen Mitteln man:

  • Traditionshandwerk fortschrittlich digitalisiert abbilden kann
  • Online-Verkäufe einfach automatisiert ablaufen lassen kann
  • Man mit dem bestehenden System von Microsoft 365 produktivere Prozesse abbilden kann
  • Bestandskunden trotz Corona-Maßnahmen auf neuen Wegen erfolgreich erreicht werden
  • Wir in Verbindung mit bereits bekannten digitalen Karte auf der bestehenden Website interaktive Formulare erstellen
  • Status der Gebote automatisiert einsehbar sind und eine Bearbeitung zentral und in Echtzeit ermöglicht werden
  • Eine zentrale einheitliche Methode bereitgestellt wird
  • Mitarbeiter auf der bekannten Oberfläche der Microsoft 365-Welt diese Themen im Geschäftsalltag bearbeiten können

 

Ausgangssituation

Astholzversteigerungen - Was ist das eigentlich?

Die Astholzversteigerungen der Fürst Wallerstein Forstbetriebe haben lange Tradition. Meist geht es hier sehr gesellig zu, der Andrang ist enorm und die Lose schwer begehrt. In den Gaststätten der Regionen Ostalb und Donauries konnte in dieser Saison jedoch keine einzige Vorort-Versteigerung angeboten werden. „Lose“, das sind bestimmte Waldbereiche, die in Flächen eingeteilt und markiert wurden und vorab begutachtet werden können, um den späteren Gebotspreis besser einschätzen zu können. Wenn die Baumstämme herausgearbeitet sind und an Sägewerke gehen, bleibt auf diesen "Flächenlosen" viel Restholz auf dem Waldboden zurück. Genau das Richtige für den Kamin - mit Fitnessprogramm an der frischen Luft inklusive. Denn nach der Ersteigerung müssen die Käufer selbst Hand anlegen. Die Auswertung und Zuordnung der Käuferpersonalien, als auch der konkreten Kaufgebote erforderte jedoch ein hohes Maß an Verwaltung und organisatorischer Abwicklung im Nachgang. Ebenso der postalische Rechnungsversandt danach.

 

"Die Corona-bedingten Maßnahmen stellen Vorort -Veranstalter

und Traditionshandwerks-Betriebe vor enorme Herausforderungen.

Sie inspirieren jedoch auch zu innovativen Chancen technologischen

Fortschritts, wie das Beispiel der

Fürst Wallerstein Forstbetriebe beeindruckend zeigt."

 

(Timo Lenz, Geschäftsführer der Veroo Consulting GmbH)

 

 

 

Holz online verkaufen - Was war die Problemstellung?

Die einzelnen Lose sind online einsehbar – auf einer interaktiven digitalen Karte konnten bereits in den vergangenen Jahren auf der Website die Flächen geortet werden. Die Vorort-Ersteigerungen waren aufgrund der Corona-Maßnahmen jetzt nicht möglich. Eine alternative Lösung musste her, einfach in der Zuordnung und volldigital realisierbar.

 

Der Kauf der Lose sollte also per „Klick“ vom Sofa aus ermöglicht werden, die Herausforderung waren neben der einfachen Bedienbarkeit für die Kunden die technische Bereitschaft und Umsetzung im Hintergrund – und das mit bestehenden Systemen und Tools, um die Abwicklung einfacher zu gestalten und den Mitarbeitern eine bekannte Oberfläche zu bieten. Eine Automatisierung sämtlicher Verwaltungsaufgaben innerhalb des Kaufprozesses sollte möglichst angestrebt werden, ebenso die transparente Status-Erkennbarkeit gegeben sein. Hierzu zählen auch die Benachrichtigung der Käufer sowie die digitale Zusendung der Rechnungen im Nachgang.

 

"Den Prozess durch Automatisierung in der internen Abwicklung

effizienter zu gestalten und natürlich unseren treuen Kunden

trotz Lockdows Astholz anbieten zu können war unser Bestreben“

 

(Erbprinz Carl-Eugen zu Oettingen-Wallerstein, Inhaber und

Geschäftsführer der Fürst Wallerstein Unternehmensgruppe)

 

 

Die realisierte

IT-Lösung

Auf bestehenden Systemen und Tools des Microsoft 365 Pakets, mit welchen die Mitarbeiter seit geraumer Zeit arbeiten wurde entwickelt. Wir haben die Schritte grob und allgemein verständlich für Sie zusammengefasst.

 

 

1

Astholz-Lose und Flächen online ansehen.

Auf der interaktiven Karte im Web können bereits jahrelange und treue Kunden ebenso wie Neukunden alle Gebiete ansehen. Die Gebiete sind jeweils mit einem Formular zur Angebotsabgabe verknüpft.

Um Preise und Lose besser einschätzen, um anschließend ein Gebot abgeben zu können machen sich interessierte Kunden ein Bild vor Ort.

 

2

Gebotsabgabe über ein interaktives Formular

Mithilfe eines übersichtlichen, selbsterklärenden Worksflow-Formulars, dass online in den Prozess eingebettet wurde und ebenfalls Teil des Microsoft 365 Lizenzpaketes ist, können mögliche Käufer Ihr Kaufangebot abgeben.

 

3

Sammeln und automatisierte Auswertung der Gebotsangaben

Alle abgesendeten Formulareinträge werden direkt in ein zentrales Datenmanagementtool innerhalb der Microsoft 365 Welt in Listenform übertragen und mit  zusätzlichen Informationen zum begehrten Los gespeichert. Der Bieter erhält eine automatisierte Abgabebestätigung seines Gebots per E-Mail. Der gesamte Vorgang ist für die Mitarbeiter zentral hinterlegt, somit ortsunabhängig zugreifbar und kann von allen Verantwortlichen in Echtzeit eingesehen werden.

 

4.

Auswertung, Analysetools und grafische Insights-Abbildung

In der übersichtlichen Auflistungs-Darstellung selbst hat die Verwaltung stehts den Überblick über alle abgebenen Angebote während des Gebotszeitraums. Dies macht die Anbindung an die Cloud und die zentrale Datenablage und -Verwaltung möglich. Zur besseren Analyse und zur grafischen Beobachtung steht ein grafisches Dashboard zur Verfügung, das sich ebenfalls in Echtzeit aktualisiert und alle wichtigen Informationen abbildet.

Hier können wertvolle Insights gewonnen werden, es können auch Lose mit wenig Beteiligung frühzeitig erkannt werden und entsprechende Marketingmaßnahmen getroffen werden.

 

5

Abschluss durch Kaufangebot.

Über die zentrale und interaktiv verknüpfte Liste kann am Ende der Gebotszeit das höchste Gebot ausgewählt werden. Ebenfalls wird dem Bietenden automatisch ein generiertes Kaufangebot via Email zugesandt.

Den Kauf bestätigt der Kunde bequem direkt in dieser E-Mail mit einem Klick, wodurch die Generierung der Rechnung angestoßen und die Absagen der unterlegenden Angebote gestartet wird.

 

 

FAZIT

  • Das mit Microsoft 365 Diensten interne Prozesse digitalisiert und modernisiert werden sollte hinrichtend bekannt sein, dass man aber auch mit einfachen Mitteln Informationen und Daten außerhalb des Unternehmens einsammeln und verarbeiten kann, eröffnet ganz neue Möglichkeiten.
  • Es ergeben sich mehr Produktivität, Effizienz und ortsunabhängiges Arbeiten in Echtzeit.
  • Die schnelle Umsetzung und das Verwenden vorhandener Funktionen und Diensten aus der Microsoft Cloud hat hier die Digitalisierung erst ermöglicht.
  • Die einfache und teils bekannte Oberfläche half Mitarbeitern mit wenig IT-Affinität sich für das System zu begeistern – nicht zuletzt wegen der Arbeitserleichterung.
  • Bestandskunden und Neukunden können zugleich virtuell erreicht werden.

 

 

 

 

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Die Fürst Wallerstein Forstbetriebe sind ein Familienbetrieb, der seit Jahrhunderten im Besitz des Hauses Wallerstein ist. Nachhaltige Forstwirtschaft nach modernsten ökologischen und ökonomischen Erkenntnissen ist der unternehmerische Schwerpunkt der Fürst Wallerstein Forstbetriebe. Die naturnahe und nachhaltige Bewirtschaftung des Wallersteiner Forstes ist die Basis aller Aktivitäten. 

 

 

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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