E-Mails direkt in Teams Kanal posten

+++ NEUES FEATURE BEREITS AUF DER MICROSOFT IGNITE ANGEKÜNDIGT !!! +++ Im heutigen Blogbeitrag geht es um einen nützlichen Anwender-Tipp bezüglich Microsoft Teams, den wir für sehr effizient und sinnvoll halten, gerade dann, wenn es um Absprachen, Koordination und Kollaboration im bearbeitenden Team geht. Nämlich, wie Sie eine E-Mail direkt in einen MS Teams Kanal posten.

Was noch vor Kurzem für ein zugemülltes Postfach sorgte, kann so ohne Datenverlust, mit wesentlich mehr Effizienz für alle Beteiligten besprochen und diskutiert werden. Die Ursprungs-Mail, um die es sich dabei handelt wird als Diskussionsbasis hinterlegt und kann von den Teams-Teilnehmern,  gleichermaßen eingesehen, geteilt, kommentiert oder auch weitergeleitet werden.

Wählen Sie eine beliebige E-Mail aus

Folgendes Fallbeispiel möchte ich hierfür für Sie heranziehen: Eine beliebige E-Mail in ihrem Outlook-Postfach, mit oder ohne Anhang, von einem internen oder externen Sender, soll mit Kollegen in Ihrem Team diskutiert werden.

Nun gehen Sie auf "Weiterleiten". Die E-Mail öffnet sich, bereit zur Weiterleitung.

Gehen Sie in ihren Teams Kanal

Welcher Thematik der Inhalt dieser E-Mail zugeordnet werden muss entscheiden Sie und wählen in Microsoft Teams Ihren passenden Kanal aus.

In meinem Anwenderbeispiel wähle ich das Marketing-Team und den Kanal „Allgemein“. Hierher möchte ich eine Test-E-mail mit Portrait-Foto im Anhang zur Diskussion senden/posten.

Ganz oben im Team Marketing finden Sie neben der Kanalbezeichnung „Allgemein“ drei Punkte. Hier erhalten Sie durch Mausklick Zugriff auf weitere Optionen. Sie wählen die Option „E-Mail-Adresse abrufen“.

Kanal-Adresse kopieren

Ein Fenster geht auf mit einer E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse ermöglicht ein Senden direkt in den Kanal „Allgemein“ und ist somit genau diesem Kanal zugeordnet. Sie klicken auf den Button „Kopieren“. Die Adresse ist somit in Ihrer Zwischenablage kopiert.

Wechseln Sie zur Outlook-App

Nun wechseln Sie zu Outlook und öffnen die gewünschte E-Mail, die Sie gerne in Ihrem Teams-Kanal teilen möchten. Durch das Kürzel Strg + V oder aber das Klicken der rechten Maustaste und den Befehl einfügen, setzen Sie die eben gewählte Kanal-E-Mail-Adresse dort in das Feld „An:“ ein. Sie können die Email samt Anhang nun SENDEN!

(Natürlich können Teile der E-Mail durch gewöhnliches Bearbeiten noch entfernt, markiert oder Dinge hinzugefügt werden. Genauso, wie Sie Ihre E-Mails auch sonst im normalen Tagesgebrauch ändern).

DIE E-MAIL befindet sich jetzt in Ihrem MS Teams Kanal

Relativ rasch entdecken Sie in der Taskleiste einen kleinen Hinweis Ihrer Teams-App, dass neue Nachrichten für Sie vorliegen. Wenn Sie nun wieder in die Teams-App wechseln und den Marketing-Kanal Allgemeines aufrufen, sehen Sie die letzte Nachricht. Ihre E-Mail an das Team im Kanal. Wie andere Teams-Nachrichten auch, kann nun durch Kommentare und Antworten über den Inhalt der E-Mail diskutiert werden. Alle Mitglieder und Teilnehmer des Marketing-Teams können die E-Mail nun auch durch „Klicken“ auf den Link „Ursprüngliche E-Mail anzeigen“ in Outlook öffnen und Sie bei Bedarf auch Ihrerseits weiterleiten.

INHALTE bequem im Chat diskutieren

Durch die Bereitstellung der E-Mails in Microsoft Teams entfällt das bisherige und oftmals verwendete Weiterleiten innerhalb von Unternehmen an mehrere Empfänger, wenn über das Vorgehen, betreffend des Inhalts einer E-Mail, diskutiert wird.

ZEIT sparen, Übersicht schaffen und Daten sichern!

Ein einfaches Beispiel aus dem alltäglichen Business wäre eine E-Mail mit einem Angebot eines Subunternehmers oder externen Zulieferers. Was bislang dann innerhalb der Firma an alle irgendwo involvierten Parteien und Personen weitergleitet wurde und in einer Vielzahl wirrer Antwortmails und Kommentarmails endete, kann nun übersichtlich im Chat der Teams-App diskutiert werden, ohne, dass die Ursprungsnachricht dabei verloren geht. Sie wird durch das Kopieren in den Kanal im betreffenden SharePoint-Ordner abgelegt und kann jederzeit auch dort aufgerufen werden.

 

+++ EIN NEUES FEATURE WURDE AUF DER MICROSOFT IGNITE 2019 BEREITS ANGEKÜNDIGT. HIERMIT SOLL DIESER PROZESS DES E-MAIL TEILENS IN EINEM TEAMS-KANAL NOCHMALS VEREINFACHT WERDEN +++

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß Sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischen Networking und gemeinsamen Höchstleistungen animiert. In Ihrer Freizeit beschäftigt Sie sich am liebsten mit Musik, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern.

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