Mitarbeiter auch im Home-Office motiviert halten
Durch die derzeitige Situation, in der sich prozentual viele Mitarbeiter nur online begegnen, sehen sich Unternehmer und Team-Leader mit neuen oder transformierten Arbeitsmodi konfrontiert. Mitarbeiter im Home-Office hier motiviert am Ball zu behalten und Arbeitszyklen sowie Prozesse koordiniert und effizient absolvieren zu können erfordert ein Umdenken zum alltäglichen Büroalltag. Dies gilt sowohl für Leader als auch die Mitarbeiter selbst.
Eine Online-Strategie kann mit wenigen Tricks realisiert werden und schafft Abhilfe für mehr Produktivität und bessere Zusammenarbeit.
Wir haben hierzu einige Anwendertipps auf unterschiedliche Arbeitsmodi zugeschnitten und erläutern, wie sie als Leader die Arbeit mit Ihrem Team im Home-Office gezielt verbessern können. Wir haben das Ganze für Sie auch in einem Video zusammengefasst : Siehe unten !
I. Der Tunnel-Modus
Was ist das?
Dieser umschreibt den hochkonzentrierten und stark fokussierten Arbeitsmodus, in welchem sich der Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum ohne Störung und unter voller Konzentration einer größeren Aufgabe widmet.
So sieht das Ganze im Home-Office aus:
Nicht immer befindet sich der Mitarbeiter im Home-Office zeitgleich in der Ruhe. Mitglieder des Haushaltes können stören, verschiedene Chat-Tools klingeln, Video-Anrufe gehen ein oder ständige Pushup-Nachrichten stören die Ruhe. Dies ist wenig effizient – im Übrigen im Home-Office genauso wie im Büro.
Unsere Tipps:
- Verfügbarkeitsstatus für alle Mitarbeiter verbindlich durchsetzen: Wenn ich erreichbar bin den Status auf „Grün - erreichbar“, wenn ich konzentriert arbeite den Status auf „Rot - beschäftigt“ setzen. Das geht in Microsoft Teams sehr schnell manuell, kann aber auch in Outlook durch einen entsprechenden Eintrag in Ihrem Kalender.
- Stören Sie Kollegen nur in sehr dringenden Fällen, sollte sein Status auf „Nicht stören sein“.
- Abeiltungs- oder Team übergreifend verbindliche Ruhezeiten vereinbaren.
II. Einzelarbeitsmodus / Abarbeit von Small-Steps
Was ist das?
Dies unterscheidet sich insofern von der stark fokussierten Aufgabe des Tunnel-Modus, als dass es sich hierbei um eher kleinere To-Does handelt, die abgearbeitet werden müssen. Das Beantworten von Mails, Anfragen, das Abarbeiten von kleineren Prozessen oder Aufgaben fällt hier rein. Auch dies will gemacht werden und braucht seine Zeit.
Unser Tipp:
- Dies an die Arbeitszeiten anpassen. Entweder über die Mittagszeit oder aber gegen Abend. Hier gehen meist weniger telefonische Anfragen ein, es findet weniger Kommunikation statt wie zu den Hauptarbeitszeiten und To-Does können gut verarbeitet werden. Wenn hier dann doch der ein oder andere Anruf eingeht, ist dies nicht tragisch.
III. Modus „Dialog“
Was ist das?
Hierbei handelt es sich um die Gespräche, die sich aus der Begegnung im Büro oftmals spontan ergeben. Hier werden Dinge besprochen, erläutert, gemeinsam erörtert und oftmals ergeben sich aus diesem Small-Talk unter Kollegen sehr effiziente und bereichernde Gespräche für den Projektablauf. Tipps und Meinungen werden ausgetauscht.
So sieht das Ganze im Home-Office aus:
Bei Veroo befindet sich neben jedem Arbeitsplatz ein Besucherstuhl. Themen, Ideen, Projekte können hier gemeinsam und oft spontan und kurzfristig besprochen werden. Zahlreiche kreative Ideen fanden so Ihren Weg.
Im Home-Office finden diese spontanen Begegnungen nicht statt, auch läuft man sich nicht zufällig über den Weg.
Unsere Tipps:
- Planen Sie fixe Daily- und Standup-Meetings. Hier treffen Sie sich geplant mit Kollegen einmal oder mehrfach täglich, immer zu festgelegten Zeiten um Themen zu besprechen.
- Meetings 5-10 Minuten bewusst vorher starten zu lassen. So können noch vor dem offiziellen Meeting Small-Talk und persönliche Fragen eingeworfen werden, die unter Umständen sogar die Motivation und Zusammenarbeit für das Meeting im Anschluss verbessern.
IV. Teammodus – Aktive Zusammenarbeit
Was ist das?
Hier geht es tatsächlich um die direkte und proaktive Zusammenarbeit in Echtzeit an einem Problem oder einer Fragestellung - nicht zu verwechseln mit dem einzelnen Arbeiten, separat, für ein gemeinsames Projekt, bei welchem am Ende der Woche ein Status Quo ermittelt wird.
Wie sieht das Ganze im Home-Office aus?
Auch hier sitzt der Kollege nicht gegenüber oder kommt schnell rüber vom Büro neben an. Man sitzt zu Hause und der direkte Kontakt entfällt.
Unsere Tipps:
- Status-Updates rege pflegen. Das heißt Sie vereinbaren einzelne Arbeits-Steps, sobald diese abgeschlossen sind geben Sie hierzu gleich Rückmeldung und ermöglichen den Mitarbeitern und Kollegen in Ihrem Team dies einzusehen. Im Microsoft-Teams können Sie sogar gemeinsam an Dateien arbeiten – dies in Echtzeit – und durch die gemeinsame Ablage allen anderen Teamkollegen durch den Update-Hinweis ermöglichen über den Step zu schauen. So erhalten Sie in kurzer Zeit rasche Rückmeldungen und weitere konstruktive Meinungen.
- Die Video-Telefonie schafft Verbindlichkeit, ermöglicht deutlich bessere Kommunikation und wir verstehen und lernen uns deutlich besser kennen. Den Vorgesetzten oder aber die Kollegen, die in der Regel mit Hemd und Krawatte oder im Kleid im Meetingraum sitzen hier nahbarer auch mal im „casual“ Outfit und mit im Hintergrund tobenden Kindern zu erleben, schafft nicht weniger Autorität, sondern ganz im Gegenteil oftmals mehr Sympathie und Menschlichkeit.
Gemeinsam mit den Wirtschaftsjunioren, die in zahlreicher Hinsicht als Führungskräfte und Teamleader erfolgreich online agieren, haben wir diese Themen kurz und knackig für Sie aufgearbeitet. Es gibt noch deutlich mehr Tricks und Kniffe für eine bessere Zusammenarbeit im Online-Modus. Über Ihre Ideen und Anregungen freuen wir uns sehr.
Anwendertipps im Videoclip zusammengefasst
Emotionen ermöglichen, alle Sinne mit einbeziehen – Verbindlichkeit schaffen !
Konversation und letztlich Kommunikation umschreiben das Austauschen von Informationen jedweder Art. Dies umfasst immer einen Empfänger und einen Sender. Die Inhalte variieren von reinem Schriftverkehr, über Emojis, GIFs, Fotografien und ganzen Datensätzen aller digitaler Formen. Wie wir eine Nachricht verstehen kommt im reinen Schriftverkehr oftmals falsch beim Gegenüber an. So auch eine plump durchgestellte Datei ohne Kommentar.
Anwendertipps für ein besseres Online-Meeting finden Sie hier:
