OUTLOOK-ADDIN

Mit Emails aus Outlook Projekte und Prozesse in Microsoft365 managen

Veroo Consulting GmbH

MIT EINER EMAIL INITIALE KUNDENPROZESSE STARTEN UND PROJEKTE VERWALTEN

Sie arbeiten in SharePoint und Teams und legen dort Daten für Ihre Projekte ab? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie!

Emails haben noch immer einen wichtigen Informationscharakter für Unternehmen, vor allem in Zusammenarbeit mit Externen oder Kundenanfragen. Die meisten Projektanfragen, die von außerhalb Prozesse im Unternehmen auslösen, kommen zunächst via Mail. Wo intern und in jahrelanger Zusammenarbeit Kommunikation meist via Microsoft Teams abgebildet wird und sich lange Email-Schleifen vermeiden lassen, sind sie in Branchen wie Handwerksbetrieben, Ingenieurbüros oder Agenturen, wo es um oftmals um Einzelprojekte geht, Emails das Tools für Anfragenmanagement. Sie lösen Projekte aus und liefern wichtige Daten für laufende Projekte. 

Projektmanagement und Anfragenverwaltung

Im Projektmanagement auf SharePoint Basis werden in der Regel alle laufenden Projekte mit Daten versehen und gesteuert. Hierzu gehören beispielsweise  die Daten von Partnern, Statusinformationen, Projektdokumente, Verantwortliche, Aufgabenbereiche und die Aufgabenverwaltung, Rechnungen oder auch Angebote zu den einzelnen Projekten. Im hier aufgeführten Beispiel läuft das Projektmanagement-Tool auf Basis von Microsoft 365 und ist somit vollständig in die Microsoft-Welt des Mitarbeiters integriert. SharePoint und weitere Tools bilden Prozesse ab und die Mitarbeiter können zentral zugreifen. Die Projekt-Dokumentation als auch das Hinterlegen von Daten sind wichtige Prozesse innerhalb der Organisation.

Das heißt es gibt zahlreiche Projekte im Unternehmen, bei welchen mehrere Mitarbeiter involviert sind und es kommen stetig neue Informationen hinzu. Emails sind hier in diesem Kundenbeispiel die wichtigste Informationsquelle, jedoch aufwändig in der zentralen Verwaltung.

 

Alle Daten, die aus Emails erhalten werden, müssen meist auf Umwegen manuell oder über zahlreiche Schritte mittels standardisierten Drittanbieter-Add-Ins abgelegt werden. Drag and Drop oder weitere Funktionalitäten von zahlreichen auf dem Markt erhältlichen Outlook-AddIns sind meist sehr umständlich und nur mit vielen Zwischenschritte und einem Hin- und Herspringen möglich. Zudem sind diese nicht individuell auf die Unternehmensprozesse abgestimmt, sondern meist für eine Vielzahl an Branchen und Prozessen angepasst.

Anforderungen an das Veroo Outlook-Add-In

• Die direkte Ablage und Zuordnung von Email-Anhängen an laufende Projekte
• Das Auswählen und individuelle Ablegen von Emailanhängen zu Projekten oder auch Aufgabenschritten innerhalb eines Projektes
• Die Ablage des Mail-Textes, auch separat von Anhängen
• Direkte Zuordnung von Aufgaben zum Anhang oder der Mail
• Die Initiation/das Anlegen eines neuen Projektes mit direkter Auswahl an
• Benachrichtigungen an die Verantwortlichen

Projekte aus MS Outlook anlegen und Inhalte verwalten mittels Power App Lösung

Installiert über das Admin Center haben alle ausgewählten Benutzer des Unternehmens das Add-In zur Verfügung. Alle Funktionen sind über alle Versionen von Outlook verfügbar, im Web, auf Desktop, am Smartphone, genauso wie auf dem PC oder Mac.

Nach Öffnen des Outlook-Add-Ins über eine Schaltfläche direkt an der E-Mail, springen die User direkt in eine Eingabemaske, die alle gewünschten Aktionen bereitstellt. In unseren Kundenbeispiel ist das:

1. Ablageort, also das Projekt auswählen (alternativ ein Neues erstellen)
2. Abzulegende Anlagen auswählen
3. Neues Projekt anlegen
4. Aufgaben für Projektteam erstellen
5. Informationsverteilung und Benachrichtigungen auslösen
6. Ablegen

Ablageort auswählen

Die aktuell laufenden Projekte werden abgerufen und stehen zur schnellen Auswahl bereit. Mittels einer Volltextsuche kann das passende Projekt schnell gefunden werden.

Kein Projekt gefunden? Um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen, kann ein neues Projekt bzw. Projektablage direkt aus dem Add-In erstellt werden, entsprechende Rolle im System vorausgesetzt.

2. Anlagen und Inhalte auswählen

Im unteren Bereich der ersten Seite, können die Anlagen abgewählt werden, welche nicht weiter verarbeitet werden sollen. Dies ist hält das Ablagesystem sauber, da auch die in Signaturen verwendeten Icons und Bilder als Anlage an einer E-Mail hängen und andernfalls mit abgelegt werden würden.

Bereits jetzt, nach wenigen Klicks, kann die E-Mail mit samt den gewünschten Anlagen abgelegt werden. Sind zusätzliche Aktionen notwendig, klickt der Benutzer diese optionalen Schritte einfach durch.

3. Neues Projekt erstellen

Wurde im vorherigen Schritt kein passendes Projekt zur Ablage gefunden, kann direkt in der App ein neues angelegt werden. Dies ist spart wertvolle Zeit.

4. Aufgaben verteilen

Zu den ablegten Dokumenten und Informationen kann mit wenigen Klicks Aufgaben erstellt werden und diese einem Teammitglied zugeordnet werden. Ob diese Aufgaben im Microsoft Planner, ToDo oder Ihrer eigenen Aufgaben-App abgearbeitet wird, bleibt Ihnen bzw. Ihrem Team-Prozess überlassen.

5. Informationsfluss und Benachrichtigung

Informieren Sie Ihre Team oder starten weitere nachgelagerte Prozesse wir eine Unterschrifts-Anforderung oder Genehmigung beim Vorgesetzen mit wenigen Klicks ebenfalls direkt in der App.

6. Ablage gut, alles gut.

Zum Schluss das wohltuende Gefühl, alles notwendige erledigt zu haben. Im Kundenbeispiel wird diese E-Mail nun direkt in den Archiv-Ordner geschoben.