Digitale Signatur Ihrer Email einrichten!

In den folgenden Schritten erklären wir Ihnen, wie Sie die digitale Signatur Ihrer Emails selbst installieren.

  1. Was genau ist eine Digitale Signatur?
  2. Installieren Ihres digitalen E-Mail-Zertifikates
  3. Outlook-Einstellungen in Windows
  4. Einstellung für Outlook for the Mac
  5. Verfassen einer signierten E-Mail
  6. Signatur prüfen

Digitale Signatur - ein Muss!

Wie kann man eigentlich feststellen, ob eine empfange E-Mail wirklich von der entsprechenden Person kommt und nicht irgendeine Phishing Mail ist? Nur aufgrund der der Mail, lässt sich das schwer identifizieren, da die Fake-Mails immer besser werden. Auch hier liefert Microsoft eine Lösung. Die digitale Signatur.

Was genau ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein verschlüsseltes, elektronisches Authentifizierungszeichen für Ihre E-Mails. Eine Signatur bestätigt, dass die Informationen von der Person stammen, die sie signiert hat, und nicht verändert wurden.

Zum Verständnis, eine normale Signatur, wie sie vielleicht täglich verwenden, um die Schlussgrußformel darzustellen, ist nicht dasselbe wie eine digitale Signatur. Denn ihre normale Signatur kann jeder andere User ganz einfach nachbauen und so zu seiner eigenen machen. Bei der digitalen Signatur verhält sich das ein bisschen anders. Dies können Sie mehr mit einer Unterschrift vergleichen. So enthält die digitale Signatur eine eindeutige ID, welche in der Signatur verpackt ist. Der Empfänger entschlüsselt die empfangene ID mit einem Schlüssel. Stimmt die ID mit der im System für Sie hinterlegten ID überein, ist dies ein Nachweis, dass Sie der tatsächliche Verfasser dieser E-Mail sind. Es wird so der Absender eindeutige identifiziert.

Zum Erstellen einer digitalen Signatur benötigen Sie ein Signaturzertifikat, das die Identität eindeutig nachweist. Diese Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgegeben, was in der Realität mit einem Notar gleichzusetzen ist. Wenn Sie nun eine E-Mail senden, wird gleichzeitig auch Ihr Zertifikat(ID) und Ihr öffentlichen Schlüssel mit gesendet.

Jedoch verhindern digitale Signaturen nicht, dass die E-Mail von einem dritten abgefangen und gelesen wird. Aber auch da gib es eine Lösung, um dieses Problem zu lösen. Dies haben wir in diesem Artikel über E-Mail Verschlüsselung mit der Office 365 Message Encryption​​​​​​​ weiter erläutert. Wenn Sie beides aktiviert haben, also die digitale Signatur und die E-Mail Verschlüsselung, sind Ihre E-Mails Bestens geschützt.

 

 

Installieren Ihres digitalen E-Mail-Zertifikates

Ihre Organisation hat sich entschieden die digitale Signatur einzuführen. Was Sie jetzt als nächsten Schritt tun müssen, zeige ich ihnen jetzt. Sie müssten nun nach dem die Zertifikate bestellt wurden von der Zertifizierungsstelle eine E-Mail erhalten haben, welche einen Aktivierungslink beinhaltet.

 

Unter Windows

Nun Sie müssen Sie den alten Internet-Explorer öffnen und dort den Link einfügen. Leider ist es mit dem neuen Edge-Browser nicht möglich, das Zertifikat zu aktivieren.

Unter MAC

Hier können Sie einfach auf den Link klicken und diesen im Safari Browser öffnen.

 

 

Nun werden Sie auf eine Webseite weitergeleitet wo Sie die AGBs akzeptieren und auf die Schaltfläche Zertifikat generieren/ Generate Certificate drücken müssen. Nachdem Sie das getan haben, habe Sie Ihre Identität bestätigt und das Zertifikat installiert. Daraufhin können Sie nun mit der Aktivierung in Outlook beginnen.

 

Outlook Einstellung in Windows

(1) ​​​​​​​Um die digitale Signatur für alle Nachrichten zu aktivieren gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klicken Sie in Ihrer Outlook-App in dem Menu auf "Datei"

(2) Als nächsten Schritt klicken Sie links in der Menüleiste auf den Punkt "Optionen"

(3) Nun öffnet sich die Outlook-Optionen. In dem Menü finden Sie nun ganz unten den Punkt "Trust Center". Darauf bitte klicken. (4) Danach begeben Sie sich bitte zu den "Einstellungen für das Trust Center.."

(5) In dem Trust Center aktivieren Sie nun auf der Registerkarte den Unterpunkt "E-Mail-Sicherheit".

(6) Unter dem Punkt "Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten" müssen Sie nun das Kontrollkästchen "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" aktivieren. (7) Im nächsten Schritt wechseln Sie zu den Einstellungen der "Verschlüsselten E-Mail Nachrichten".

Nun öffnet sich die Sicherheitseinstellungen. Es sollte automatisch das Formular ausgefüllt werden. (9) Sie müssen nun lediglich "OK" klicken. Nun habe Sie eine digitale Signatur hinzugefügt. Nun können Sie die Einstellungen wieder schließen.

Einstellung für Outlook for Mac

Wenn Sie ein Gerät mit MacOS benutzen, dann gehen Sie bitte folgendermaßen vor.

Als ersten Schritt gehen Sie genauso vor wie bei einem Windows Endgerät, und klicken auf den Link in Ihren E-Mails um die Zertifikate zu aktivieren.

 

Outlook einrichten

Öffnen Sie zuerst Ihre Outlook for MAC Anwendung. Oben in der Menüleiste finden Sie unter  Extras/Tools den Unterpunkt Konten/Accounts. Dort navigieren Sie bitte hin.

Wählen Sie nun das Konto aus, auf welches das Zertifikat angewendet werden soll (A), und klicken Sie dann auf (B) Fortgeschritten/Advanced…

Als nächsten Schritt klicken Sie in der Menüleiste auf den Punkt Sicherheit/Security.

Nun befinden Sie sich in den Sicherheitseinstellungen. Dort können Sie nun im Dropdown-Menü unter Digitales Signieren auswählen, welches Zertifikat Sie benutzen wollen, um Ihre E-Mails zu signieren. Hier müsste nun das installierte Zertifikat angezeigt werden.

Wählen Sie Ihre Standardeinstellungen für die E-Mail-Signatur. Es wird empfohlen, alle drei Kontrollkästchen zu aktivieren.

 

Klicken Sie auf die OK Schaltfläche, um Ihre Einstellungen zu speichern. Danach können Sie die Einstellungen schließen.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Nun die digitale Signatur hinzugefügt.

 

Wie Sie die digitale Signatur im Detail anwenden und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie im folgenden.

 

Unter Windows

Wie gewohnt verfassen Sie eine neue E-Mail, geben den Empfänger und Betreff ein. Nun müsste die E-Mail komplett automatisch signiert werden. Um dies zu Überprüfen, gehen Sie in der Menüleiste auf "Optionen". Unter dem Punkt "Verschlüsseln" exisiert nun ein Feld "Signieren", welches ein dunkleres grau als die andere Schaltfläche besitzt. So wissen Sie, dass Ihre E-Mail signiert ist. Weiter müssen Sie nun nichts beachten. Versenden Sie nun Ihre E-Mail.

 

Unter MAC

Genau wie bei der Windows Anwendung erstellen Sie eine neue Nachricht in Outlook. Wenn Sie standartmäßig Ihre Mails signieren, wir Ihnen die Nachricht  “Diese Nachricht wird digital signiert/ This message will be digitally signed “ angezeigt.

Um diese Einstellungen zu ändern, begeben Sie sich in der Menüleiste auf den Punkt Optionen/Options um dort in der Toolbar die Signatur zu aktivieren/deaktivieren. Versenden Sie nun Ihre E-Mail.

Nun die E-Mail ist versendet. Was genau verändert sich für den Empfänger? Genau das zeig ich jetzt Ihnen!!

 

Die Signatur einer empfangen E-Mail überprüfen

 

Wir nehmen jetzt einmal an, dass Sie eine E-Mail erhalten haben, welche eine digitale Signatur enthält. Im dem folgenden Bild sehen Sie, wie diese dann aussehen würde. Zum Einen sehen Sie in Ihrem Posteingang auf der E-Mail Übersicht ein kleines Signatur-Symbol (A). Wenn Sie nun auf die E-Mail klicken und diese öffnen, steht unter dem Absender weitere Informationen zu der Signatur. Es wird abgebildet, welche E-Mail Adresse die Nachricht signiert hat (B). Zusätzlich ist ein weiteres Signatur Symbol auf der reichten Seite der E-Mail zu finden (C).  Wenn Sie nun auf dieses farbige Symbol klicken, öffnet sich ein kleines Fenster wo Sie Details über die Signatur einsehen können. So können Sie nun immer sicherstellen, dass diese E-Mail auch von dem angebenden Absender stammt.

Signierte E-Mails in "Outlook für das Web" erstellen

 

Zusatz: Wenn Sie nun auch die digitale Signatur in Ihrem Exchange Online verwenden möchten, müssen Sie noch ein paar kleine Schritte beachten! Nachdem Sie in dem Schritt zuvor auf "Ok" geklickt haben (Schritt 9), befinden Sie sich wieder in den Einstellungen zur E-Mail-Sicherheit. (10) Unter dem Punkt "Digitale IDs (Zertifikate)" finden Sie das Feld "In GAL veröffentlichen...". Dort Klicken Sie nun bitte auf das benannte Feld.

 

 

Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, öffnet sich ein kleines Fenster, wo Ihnen die Meldung angezeigt wird: "Microsoft Outlook wird jetzt Ihre Standardsicherheitszertifikate in der Globalen Adressliste (GAL) veröffentlichen". (11) Dort klicken Sie nun einfach auf den "OK" Button.

 

Nach einer kurzen Wartezeit wird ein weiteres Feld auftauchen, welches Sie über die erfolgreiche Veröffentlichung informiert. (12) Zuletzt einfach auf "OK" klicken. Nun fahren Sie bitte im Browser auf Ihrer Exchange Online Webseite fort. Hinweis: Die Veröffentlichung könnte einige Zeit dauern, d.h. Fahren Sie nach einer Wartezeit von ungefähren 30 Minuten bei dem Punkt (13) fort.

 

(13) Auf der Outlook Online Webseite klicken Sie nun auf das Zahnrad, welches Sie zu den Einstellungen führt. (14) Als nächsten Schritt müssen Sie auf den Text "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen", ganz unten in den Einstellungen klicken.

 

(15) In den Einstellungen angekommen, navigieren Sie Bitte unter dem Punkt "E-Mail" zu dem Punkt "S/MIME" in der Menüleiste. (16) Um S/MIME zu verwenden, müssen Sie zuerst eine S/MIME Erweiterung installieren. Dazu klicken Sie einfach auf den Hyperlink "klicken Sie hier".

 

Wenn Sie auf den Link geklickt haben, werden Sie auf eine separate Webseite weitergeleitet, wo Sie Add-Ons zu ihrem Browser hinzufügen können. (17) Dort fügen Sie nun das Add-On "Microsoft S/MIME" hinzu und klicken sich durch den Installationsprozess.

Wenn Sie nun auf die Outlook-Seite zurückgehen und die Seite neu laden, sehen Sie dass die Kontrollflächen nicht mehr aus gegraut sind. (18) Dort können Sie nun den Hacken bei "Allen von mir gesendeten Nachrichten eine digitale Signatur hinzufügen" setzen. (19) Abschließend müssen Sie noch "Speichern" klicken. Nun können Sie auch über Ihren Web-Browser signierte Mails verschicken.

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